Implantación del Sistema de Gestión y Administración de Rentas y Recaudos – Siscar – en el municipio de Santander de Quilichao
Propuesta Técnica
Manizales, fecha
Introducción
Uno de los mayores inconvenientes que se presenta en cualquier institución, es el no tener un adecuado control de la información que maneja, el tiempo y el personal que se tiene que invertir en el acceso a dicha información. De otra parte, es necesario que el personal a cargo del manejo de la administración cuente con una herramienta eficiente que ayude a brindar al usuario información exacta y oportuna y en el momento en que éste la solicite.
Se ha considerado que uno de los problemas más relevantes de las Entidades Públicas, es el no tener una herramienta que permita un adecuado control y optimización de aspectos tan relevantes como son el recurso humano, la información, el tiempo y una correcta distribución funcional, que optimice los recursos y genere un mayor dinamismo y productividad en los diversos procesos que tienen a su cargo.
Un sistema de información es una herramienta básica para la gestión de cualquier institución, en la medida que permite desarrollar en forma adecuada actividades propias de cada disciplina como son la planeación, el control, la toma de decisiones y especialmente, la ejecución de programas de auditoría. Todas estas actividades encaminadas al cumplimiento en el suministro de información con precisión, calidad y orientación óptima
Presentación corporativa
DataSoft Ingeniería Ltda., es una empresa colombiana dedicada al diseño, desarrollo, implementación y mantenimiento de sistemas de Información para la gestión empresarial, ofrecemos soluciones informáticas que satisfacen las necesidades corporativas en coherencia con nuestra visión empresarial de carácter global basada en principios de creatividad e Innovación, conciencia en la práctica de un trabajo libre de errores y productividad en nuestro trabajo y en el empleo de los recursos disponibles.
Dentro de nuestro portafolio de servicios se encuentran soluciones para el manejo y la administración de tributos de orden territorial, por medio de las cuales se gestiona todo lo relacionado con el impuesto, cobro persuasivo y cobro coactivo, soluciones para la administración de todas las operaciones cotidianas de Oficinas de Tránsito y Secretarias de Hacienda Departamental para todo lo relacionado con el impuesto sobre vehículos automotores, soluciones para la gestión de tributos municipales como industria y comercio e impuesto predial, soluciones para la administración de recursos humanos incluyendo hojas de vida, nómina, bienestar y evaluación del desempeño.
Dentro de las principales ventajas que ofrecemos al sistematizar la información en las entidades públicas se destacan las siguientes:
Implementación y optimización del proceso de administración del tributo para el incremento del recaudo.
Facilidad para acercar al contribuyente con el Estado desde la comodidad de su casa en cualquier lugar del mundo las 24 horas del día.
Conocer la cartera y el volumen de ingresos del Ente Territorial.
Reducir el uso de papelería.
Obtener resultados de trámites en línea y en tiempo real.
Gracias a nuestra experiencia de más de 18 años en los sectores público y privado en el territorio nacional, nos hemos caracterizado por nuestra eficiencia en beneficio de nuestros clientes y aliados buscando el crecimiento de cada organización.
Actualmente, Datasoft Ingeniería Ltda. cuenta con un proceso de gestión de la calidad altamente consolidado y avalado con la certificación ISO 9001 Versión 2015. Como complemento a nuestros servicios, hemos desarrollado nuestra propia pasarela de pagos la cual se encuentra certificada por la Cámara de Compensación Colombiana ACH Colombia para la realización de transacciones PSE tanto en modelo Gateway como Agregador.
De la misma manera, y con el ánimo de iniciar con el proceso de recaudo por ventas no presenciales con tarjetas crédito, nos encontramos próximos a recibir la certificación PCI DSS (Payment Card Industry – Data Security Estándar), principal estándar a nivel mundial para la industria de tarjetas de pago, orientado a la definición de controles para la protección de los datos del titular de la tarjeta y/o datos confidenciales de autenticación durante su procesamiento, almacenamiento y/o transmisión. Esta norma fue creada por el PCI SSC (Payment Card Industry Security Estándar Counsil) siendo la entidad que representa a las principales organizaciones de pago como VISA, Master Card y American Express, actualmente, la norma se encuentra en la versión 3.2.1 lanzada en el año 2018, donde se definen todos los controles a nivel de infraestructura, procedimientos y políticas organizacionales para asegurar la protección de toda la información asociada al ecosistema de las tarjetas.
Es importante anotar que, Datasoft ingeniería ha realizado labores de gestión de cartera que comprenden desde la impresión de actos, envío por correo certificado, envío de mensajes de texto y correos electrónicos, entre otros. Estas actividades se han realizado con clientes del sector público, en donde, hemos observado cuidadosamente la Ley 1386 de 2010 para no invadir la competencia de los entes territoriales, logrando excelentes resultados en los índices de recuperación de cartera con relaciones beneficio costo superiores a 30 puntos.
Objetivos de nuestros de servicios de consultoría para entes territoriales
Objetivo General
Proveer herramientas tecnológicas acompañadas de nuestra experiencia en la optimización de los procesos de cobro persuasivo y coactivo que se adelantan en contra de los deudores mediante el proceso de instrumentalización sin invadir la competencia de los Entes Territoriales, observando lo establecido en la Ley 1386 de 2010.
Objetivos específicos de la consultoría
Coherentes con las políticas públicas, en especial los lineamientos del Ministerio de Hacienda en materia de fiscalización tributaria, nuestros objetivos específicos como consultores son los siguientes:
Implantar una base de datos de todos los contribuyentes del Ente Territorial por cada Tributo.
Automatizar la liquidación, fiscalización y cobranza de los impuestos.
Servir de instrumento de registro de todas las actuaciones tributarias.
Generar información contable de todos los hechos económicos que se producen en la Administración de los Tributos.
Permitir la recopilación y almacenamiento de información de fuentes externas.
Constituir una fuente de información única que asista tanto a los usuarios internos como a los contribuyentes
Garantizar la confiabilidad de la información.
Contribuir con la Administración en las labores de apoyo a la Gestión proporcionando mecanismos de seguimiento y control de la información que garanticen la correcta toma de decisiones.
Objetivos específicos de la implantación del Sistema Siscar en el Municipio
De acuerdo con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por medio de su Dirección General de Apoyo Fiscal, y los propósitos de la presente propuesta, los siguientes son los objetivos de la implementación de nuestro Sistema de Información Siscar, para la administración de los tributos municipales de la Alcaldía de Chinchiná Caldas:
Registrar el universo de contribuyentes de todos los impuestos del municipio y mantenerlo actualizado, incorporando la información básica de cada uno de ellos y de los objetos sobre los cuales recae la obligación tributaria, estableciendo una cuenta corriente única por cada contribuyente.
Automatizar la liquidación de los impuestos, tanto para los de liquidación oficial por parte del municipio como de aquellos en los que, a pesar de ser liquidación privada, su base gravable es determinada por una entidad pública, incorporando la información tanto de fuentes externas como de los parámetros propios de la administración municipal.
Servir como instrumento de registro de las actuaciones tributarias de los contribuyentes y de la administración municipal, de manera confiable, oportuna e integral.
Alimentar la información contable convirtiéndose en el insumo del ERP financiero que posee el municipio, cuya integración en lo posible se realice a través de consumo de servicios web entre las plataformas.
Recopilar de información externa proveniente de fuentes exógenas que resulten útiles para la administración tributaria.
Convertirse en fuente de información y asistencia a los contribuyentes permitiendo su acceso al estado real de sus obligaciones, la presentación y pago de éstas, así como información sobre normatividad, puntos de pago, recepción de información y preguntas frecuentes.
Garantizar la confidencialidad de la información de los contribuyentes, cuidando que ésta no se utilice para fines distintos de los tributarios.
Proveer información gerencial para su análisis y comportamiento histórico de los tributos del municipio que ayuden en la toma de decisiones.
Servir con instrumento de planificación y orientación de la política tributaria permitiendo definir estrategias y priorizar acciones a seguir de acuerdo con las conductas tributarias de los contribuyentes.
Apoyar las actividades de seguimiento y control permitiendo tomar acciones para reforzar o reorientar las acciones de la gestión tributaria.
Servir como herramienta para el apoyo de la gestión de los funcionarios mediante la automatización de procesos de detección, validación, liquidación, notificación y generación de informes de los tributos y logs de auditoría.
Optimizar la gestión integral de los recursos financieros de la organización mediante un sistema ERP que permita centralizar, automatizar y controlar los procesos contables, presupuestales, tesorería, cartera y reportes, garantizando la transparencia, la eficiencia operativa y la toma de decisiones basada en información confiable y en tiempo real.
Consultoría propuesta
De acuerdo con nuestra experiencia y según lo planteado en reunión celebrada el 6 de mayo del presente año en la Secretaría de Hacienda Municipal con los funcionarios del Municipio, proponemos adelantar un proceso de consultoría en la Secretaría de Hacienda del Municipio enmarcado en los siguientes frentes:
Depuración y siceramiento de la información
En este frente se pretende llevar a cabo tareas específicas tendientes a identificar quienes son los verdaderos morosos de los impuestos, realizando un levantamiento de información la cual debe suministrar el área correspondiente y con el propósito de:
Identificación y depuración de sujetos pasivos de cada tributo.
Identificación y depuración de vigencias gravadas por cada tributo.
Identificación y depuración de los registros de recaudos por cada vigencia, concepto y tributo.
Identificación y depuración del Impulso procesal adelantado por cada tributo, incluyendo la información relacionada con el proceso de notificación de cada uno de los autos o resoluciones emitidos, sus guías de notificación, fecha y forma de notificación, lo cual se convierte en el sustento jurídico de ejecutoria de los diferentes actos.
Identificación y depuración de los recursos y excepciones presentados por los contribuyentes.
Identificación y depuración de las vigencias que se encuentren prescritas por cada tributo, anotando que lo que prescribe es la acción de cobro dado que la deuda es una obligación natural pero su forma de reconocer en la estructura financiera tiene un impacto diferente.
Sinceramiento y clasificación de la cartera por cada tributo, de acuerdo con su vigencia, cuantía, etc.
Identificación y depuración de los acuerdos de pago suscritos por cada tributo, así como los recaudos realizados.
Identificación y depuración del impulso procesal adelantado a los acuerdos de pago incumplidos.
Identificación de sujetos pasivos y recaudos de otras rentas del Municipio.
Sistematización de la información
Una vez surtida la etapa anterior, se procederá a conformar expedientes lógicos por cada hecho generador según sea el caso, para lo cual se llevará a cabo el proceso de migración a la plataforma de administración y gestión de rentas y recaudos – Siscar, observando lo siguiente:
Catálogo de contribuyentes de cada renta en lo posible actualizando la información de dirección para efectos de correspondencia.
Catálogo de Fichas Catastrales.
Conceptos y Tarifas por año gravable y tributo.
Históricos de Facturación.
Históricos de Recaudos por cada impuesto.
Histórico de Acuerdos de Pago y sus Recaudos.
Saldos de cartera por cada tributo y tercero.
Históricos del Impulso Procesal para las rentas relacionadas.
Histórico de Presentaciones Tributarias incluyendo Medios Magnéticos.
Dicha migración está sujeta a la calidad e idoneidad de los archivos existentes; en el caso donde se requiera, se debe realizar una depuración física uno a uno de los expedientes que reposan en los archivos por parte de los funcionarios del Municipio. La información debe ser provista por el Municipio y la depuración de la misma estará a cargo de los funcionarios de la Secretaría de Hacienda con el apoyo de la empresa que actualmente presta el servicio de sistematización.
Adicional a lo anterior, en esta etapa se llevarán a cabo las siguientes actividades:
Creación de expedientes lógicos por cada deudor conformando una Cuenta Única.
Revisión de cada uno de los procesos adelantados a cada deudor con el fin de establecer si se ha seguido el debido proceso.
Reconstrucción digital de la información de Autos o Resoluciones con base en la información suministrada por el Municipio y según la información que reposa en los archivos lógicos.
Sistematización de la generación de acuerdos de pago para financiar los impuestos adeudados, además de la generación automática de alertas en la plataforma o por correo electrónico, para informar acerca de los acuerdos que han sido incumplidos o están a punto de vencer.
Automatización del proceso para la generación de Autos y Resoluciones según el proceso descrito en el Estatuto Tributario de Rentas, con el fin de que estas actuaciones tributarias sean realizadas de manera confiable, oportuna e integral.
Implementación del recaudo vía Web Services con la plataforma de los bancos recaudadores.
Implementación el recaudo electrónico para permitir a los contribuyentes el pago de sus impuestos mediante el botón de pagos de forma segura, fácil y práctica desde cualquier lugar.
Generación de la información contable, reportando en línea el recaudo del Impuesto, además de la realización automática del proceso causación y saneamiento contable cuando a ello haya lugar previo cumplimiento de sus requisitos.
Implementación de la Plataforma Web que permite a los contribuyentes conocer en tiempo real el estado de sus obligaciones, los procesos que se le han adelantado, la presentación de sus declaraciones, el pago de sus impuestos y actualización de información.
Instrumentalización mediante el sistema del proceso de investigación de bienes muebles o inmuebles de los deudores del impuesto para proceder a la realización de los embargos de sumas de dinero y bienes.
Instrumentalización de la gestión de PQRs, tutelas y derechos de petición presentados por los usuarios y garantizar su trámite dentro de los términos legales. Esta presentación la podrá realizar el contribuyente a través del portal público del Sistema a implementar o a través de la atención directa en ventanilla por los funcionarios de la Secretaría de Hacienda, anotando que estos documentos deben estar directamente relacionados con la administración de tributos, por tanto, cualquier petición queja o reclamo relacionado con temas diferentes a los tributarios se deberá tramitar a través de la oficina de atención al ciudadano.
Brindar el acompañamiento permanente en materia técnica, jurídica y tributaria para llevar a cabo el impulso de las actuaciones tributarias sobre los contribuyentes por el no pago del Impuesto.
Implementación de un esquema de seguridad que permita controlar el acceso a usuarios por perfiles y permisos previamente definidos por un Administrador del Sistema, además, del almacenamiento de logs de usuario para el control y seguimiento de accesos y tareas realizadas sobre los aplicativos.
Monitoreo de los sistemas de Backup y respaldo de la información bajo el manejo de altos estándares de confiabilidad y seguridad.
Provisión de códigos de barras para cada tributo.
Implementación de Certificados Digitales para el cifrado de información de pagos en línea.
Servicio de soporte 8/5.
Implementación del Datacenter
Dentro de nuestra propuesta incluimos el servicio de Datacenter en la nube, para alojar las plataformas tecnológicas y la información que se procese en ella (Base de datos), el cual podrá ser seleccionado por el Municipio dentro de las siguientes opciones, según su preferencia:
Google Cloud Platform
Oracle Cloud Infraestructure
Cualquiera de las anteriores opciones cuenta con el siguiente esquema, en donde, el Datacenter principal alojará las herramientas que serán accedidas por todos los usuarios que tengan permiso para ello; este datacenter, con el fin de garantizar la continuidad del servicio, enviará información en línea y en tiempo real a un Datacenter réplica. En caso de que se presente algún incidente con el Datacenter principal automáticamente se cambiará el enrutamiento de forma que la réplica del Datacenter principal permita la transaccionalidad normal de las herramientas.
Adicionalmente, en compañía con el área de sistemas del Municipio se realizará la configuración de una VPN que permita la descarga automática de backups en un servidor de propiedad del Municipio, esto con el fin de garantizar que se cuente con una copia de seguridad permanente en sitio.
Los Datacenter mencionados anteriormente cuentan con la más alta tecnología de virtualización y DataSoft Ingeniería Ltda. ha establecido convenio con los proveedores anteriormente mencionados, gracias a los altos niveles de calidad en cuanto a disponibilidad, productividad, seguridad y flexibilidad que éstos manejan.
El siguiente diagrama ilustra la disposición de la infraestructura de Datacenter a implantar:
El Datacenter se encontrará disponible durante la vigencia del contrato y será administrado por Datasoft Ingeniería Ltda.
Parametrización y personalización del Sistema
En este apartado se debe llevar a cabo la puesta a punto del Sistema de información, validando todos los parámetros en cuanto a la determinación, liquidación, fiscalización, devolución y cobranza de los tributos, así como la personalización requerida para el buen funcionamiento del aplicativo tomando como insumo principal el estatuto de rentas del Municipio y todos aquellos decretos o acuerdos que tengan relación con los impuestos en cuanto a beneficios tributarios, fechas de pago, entre otros.
Implementación de paralelos de liquidación, recaudo y gestión de cobro
En este apartado se pretende implantar un proceso de Liquidación en Paralelo, con el fin de garantizar que el proceso se realice adecuadamente y que la información obtenida sea totalmente razonable y que la misma sea validada por el área de Rentas del Municipio. De igual manera, los recaudos que actualmente se registran, también sean incluidos en esta plataforma con el fin de obtener el estado de cuenta real de cada contribuyente. Es importante anotar, que mientras esté en ejecución cada paralelo, la plataforma oficial que provee la información para el contribuyente, la contabilidad y la administración, será la que actualmente posee el Municipio. En esta etapa se identificarán los verdaderos omisos del impuesto, con los cuales se debe realizar la gestión de cobro persuasivo y coactivo.
El propósito de esta actividad es lograr identificar los inconvenientes técnicos presentados actualmente y validar que en una plataforma alterna no se presenten.
Salida a producción con nueva plataforma
Una vez sea validada la consistencia de la información y la razonabilidad de esta, se propone llevar a cabo la salida a producción de la nueva plataforma de administración de Rentas del Municipio, momento en el cual sólo debe operar este Sistema. Este proceso debe ser validado por las diferentes áreas del Municipio relacionados con los impuestos y debe haberse ejecutado una planeación colegiada en donde se hayan surtido las etapas correspondientes a la planeación, ejecución, verificación, estimación y mitigación de riesgos.
Implantación de portal tributario
Con el fin de acercar el contribuyente a la administración municipal, descongestionar las oficinas de rentas y adoptar estrategias relacionadas con los propósitos de gobierno en línea, se propone la implantación de un portal tributario transaccional en donde cada contribuyente con una cuenta única pueda consultar sus estados de cuenta de cada tributo, con las siguientes funcionalidades:
Impresión documentos de cobro.
Impresión de facturas de acuerdo de pago.
Liquidación y descarga de factura para pago de estampillas municipales.
Generación de Paz y Salvos de acuerdo con los requerimientos y restricciones del Municipio y relacionados con las rentas que se habiliten en el Sistema de Información.
Recaudo electrónico de declaraciones, facturas y estampillas.
Consulta de estados de cuenta por contribuyente y renta.
Consulta de fechas de pago y tarifas de cada impuesto.
Consulta de normatividad vigente relacionada a cada una de las rentas.
Publicación de noticas por parte de la administración del Municipio.
Notificación web de procesos avanzados para los diferentes tributos.
Consulta de puntos de pago habilitados para todos los impuestos.
Consulta de glosario y preguntas frecuentes.
Como beneficio adicional de implantar este portal, se menciona la reducción de papelería e insumos y sus costos relacionados, al ser el contribuyente el encargado de realizar su impresión a través de internet.
Implementación de conexiones vía web services
En la plataforma tecnológica (Siscar) se encuentran disponibles para su utilización inmediata los siguientes servicios web:
Web service de recaudo: Recaudo de impuestos a través de oficinas y corresponsables bancarias para las entidades financieras que el Municipio considere necesarias.
Web service de notificación: Notificación de actuaciones procesales para integrar empresas de correo y garantizar que la notificación se sincronice en línea con estas entidades, actualizando los datos de la notificación por cada acto y su respectiva guía de entrega indexándola en el expediente lógico correspondiente.
Interfaz Rentas – ERP: Interfaz en línea con el ambiente ERP del sistema Siscar para notificación de los movimientos contables que se generen en la herramienta tecnológica producto de la gestión de rentas, incluyendo causación y recaudo de estas, observando los preceptos establecidos por la Contaduría General de la Nación y el manual de política contable del Municipio en lo que respecta a cálculo de deterioro.
Web service Gestor Catastral: Conexión web service con el gestor del Municipio para la recepción de información de R1 y demás actualizaciones catastrales en línea. (Depende de la disponibilidad del gestor catastral del Municipio)
Web service Confecámaras: Conexión web para la recepción de todos los movimientos sobre comercios del Municipio, inscripciones, cancelaciones y mutaciones.
Web service otros actores: El sistema dispone de un servicio web para el registro de hechos contables que surjan en otros sistemas de la entidad, como recaudo en oficinas de tránsito.
Web service empresas de energía: Conexión en línea para la recepción de información requerida para la liquidación del impuesto de alumbrado público (consumos), entrega de información de liquidación y recepción de información de recaudos.
Web service oficina de tránsito: Conexión en línea para la recepción de todos los trámites de la oficina de tránsito, matriculas, traspasos, cancelaciones, en general, todos los trámites que afectan la liquidación del impuesto de rodamiento.
Implementación de mesa de ayuda
Para la adecuada gestión del proceso se dispondrá de una mesa de ayuda que se encontrará disponible para atender las solicitudes de los funcionarios de la Alcaldía, conforme con lo establecido en el Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) que se firmaría entre las partes.
Esta atención se realizará mediante una plataforma tecnológica 100% web y líneas telefónicas definidas para ello.
Implementación de canales de recaudo
Teniendo en cuenta que la presente propuesta, dentro de sus principales objetivos tiene el incremento en los niveles de recaudo del impuesto, se propone optimizar la forma en que se ingresan los recaudos a la plataforma tecnológica por medio de las siguientes estrategias:
Recaudo vía web services
Este proceso es altamente efectivo, dado que el recaudo que se realice a través de las entidades financieras con las cuales se tenga este convenio, debe llegar hasta la plataforma de rentas por medio de un Web Services conectado entre estas entidades y la base de datos del sistema de impuestos. Para ello se establecerán los protocolos de seguridad necesarios tales como la implementación de VPN’s entre las entidades de recaudo y el Municipio. Esta opción también aplica para recaudos en corresponsales bancarios.
Implantación de botón de pagos PSE y franquicias (Visa, Diners, Master Card y American Express)
El botón de recaudos en línea permite al Municipio acercarse al contribuyente, dándole más alternativas para realizar el pago del impuesto, debitando los recursos en línea de la Entidad Financiera donde el contribuyente tiene su dinero y depositándolo en el banco recaudador que defina la Institución. Por medio de esta opción, el contribuyente podrá realizar transacciones sin moverse de su hogar u oficina, brindándole seguridad y agilidad al reducir el manejo de efectivo, facilitando disponibilidad las 24 horas del día, 7 días a la semana y todos los días del año.
Estos recaudos incluyen la habilitación de la opción de recaudos electrónicos a través de dispositivos móviles tales como tablets y celulares de la misma manera como se realizan a través el portal tributario, incluso la generación de los formatos de declaración del impuesto o facturas es posible a través de estos dispositivos, por medio de los cuales el código de barras puede ser leído en las oficinas bancarias de recaudo.
Recaudo en sitio (Recaudos por Taquilla)
Disposición del módulo de punto de recaudo conectado vía web services con entidades financieras y el sistema de información para aplicación en línea y en tiempo real de los recaudos efectuados por este medio.
Equipo humano requerido para el desarrollo del Proyecto
Los profesionales identificados en este organigrama estarán comprometidos en apoyar de forma oportuna todos los requerimientos del proyecto, teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades asignadas a cada cargo durante la ejecución de este proyecto. El esquema propuesto está sujeto a cambios según la disponibilidad de personal por parte del Municipio.
Solución tecnológica propuesta
A continuación, se presentan las características de nuestro sistema de Administración Financiera y de Rentas Siscar para la Alcaldía de Chinchiná Caldas, el cual se convertirá en un aliado estratégico de la administración municipal:
Ambiente rentas
Módulo de Contribuyentes
El propósito de este módulo es conformar un expediente único por cada contribuyente, dando lugar a una cuenta corriente única para cada uno de ellos en donde se consolide la información de cada renta u obligación tributaria que recaiga sobre dicho contribuyente ya sea persona natural o jurídica de tal forma que la administración municipal pueda clasificarlos según su comportamiento tributario, así:
Tomado del manual de Fiscalización para entidades territoriales emitido por La Dirección General de Apoyo Fiscal
Por medio de este Registro Único Tributario (RUT) de contribuyentes se pretende facilitar el control del cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada sujeto pasivo, así como las labores de fiscalización del Municipio. En este módulo se consolidarán los estados de cuenta de todos los impuestos conformando una cuenta corriente única.
El propósito principal de este registro único tributario es que el Municipio realice la identificación de sus contribuyentes, especialmente de aquellos sobre los cuales recae la obligación de tributos declarables, otorgando a cada uno de ellos la Firma Electrónica usando medios criptográficos para que sea utilizada en la presentación virtual de declaraciones como Industria y Comercio, ReteIca, Estampillas, Degüello de Ganado Menor y Sobretasa a la Gasolina y Acpm, con lo cual se puede asegurar que quien utiliza dicha firma es verdaderamente quien dice ser.
Para la implementación de esta firma, se deberán seguir los siguientes pasos:
Solicitud de firma electrónica por parte del contribuyente a través del portal tributario a implantar.
Una vez validada la solicitud, el usuario con la competencia para ello y a través de la plataforma de rentas generará y entregará un certificado digital y la llave privada al contribuyente que hizo la solicitud. Esta entrega se puede realizar a través del mismo portal tributario.
Con la información anterior, se generará la llave privada correspondiente a través del sistema de información.
Para la presentación de declaraciones a través del portal tributario, el contribuyente deberá proporcionar su certificado digital, llave privada y contraseña, los cuales serán validados por el sistema de información y si existe coincidencia, se aceptará la presentación de la declaración y a su vez quedará en firme. Este proceso sería igual para la presentación de medios magnéticos.
Es importante anotar que el Municipio deberá darle validez jurídica a esta firma electrónica propuesta.
La información de cada contribuyente corresponderá entre otras a lo siguiente:
Identificación
Datos de ubicación
Dirección de notificación
Historial de direcciones
Actividad económica
Régimen de ventas
Expediente lógico de documentos
Estados de cuenta de cada impuesto a su cargo
Historial de declaraciones y recaudos
Impulso procesal por renta
Módulo de Impuesto Predial Unificado
Módulo por medio del cual se realiza el cargue de la base de predios y toda la información catastral relacionada, generación de la liquidación del impuesto predial, administración de recaudos, entre otros que se describen a continuación:
Funcionalidad para migración automática de bases gravables anuales emitidas por el IGAC o el gestor catastral de la entidad.
Funcionalidad para migración automática de las resoluciones de conservación periódicas con el fin de actualizar inscripciones iniciales, actualizaciones, cancelaciones de predios, cambios de propietarios, cambios de destinación, cambios de avalúos, englobes y desenglobes.
Funcionalidad para migración automática de la información enviada cada año por el IGAC con fines de actualización de la información catastral en cuanto a bases gravables.
Parámetros generales y específicos del Municipio.
Procesos de registro de la información catastral facilitando el mantenimiento de la información catastral, el registro manual de actos administrativos de formación y de conservación.
Administración de parámetros tributarios (tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento, descuentos por pronto pago).
Gestión de contribuyentes (propietarios y copropietarios) y administración de direcciones de correspondencia.
Gestión de predios con sus datos necesarios para determinar la liquidación de la base gravable y la relación con el propietario y los copropietarios.
Control de predios exentos, totales o parciales.
Marcación de predios incautados por la Dirección Nacional de Estupefacientes.
Ajuste automático de bases gravables del impuesto de acuerdo con las actualizaciones catastrales.
Aplicación automática de los índices de ajuste anual de la base gravable.
Liquidación y facturación automática del impuesto con base en los avalúos emitidos por el IGAC y las características de los predios.
Liquidación automática de la sobretasa ambiental.
Liquidación automática de intereses de mora del impuesto predial y de la sobretasa ambiental.
Liquidación automática de descuentos por pronto pago y demás beneficios tributarios que llegaren a existir.
Posibilidad de anexar conceptos adicionales a la facturación del impuesto.
Liquidaciones especiales como reliquidaciones por ajustes en base gravable o cualquier otra causal.
Control de cálculos aritméticos en las liquidaciones.
Emisión de factura con código de barras, anotando que los valores de los conceptos no podrán ser modificados manualmente por los funcionarios de la Alcaldía, es decir, son calculados automáticamente por el sistema con base a los parámetros determinados por el Municipio.
Funcionalidad para impresión individual de facturas.
Funcionalidad para impresión masiva de facturación desde el sistema.
Simulación del efecto de cambios en los factores de liquidación del impuesto, tales como tarifas, descuentos, amnistías, sanciones, ajuste de la base, para efecto de cálculos presupuestales y de planeación y gestión tributaria del Municipio.
Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, punto de recaudo en tesorería o cualquier medio de pago que disponga el Municipio, anotando que todos los recaudos ingresarán al sistema por medio de web services, es decir, en línea y en tiempo real.
Aplicación automática de pagos en el sistema una vez ingrese el recaudo en línea.
Cargue de archivos Asobancaria para conciliación con los bancos, ya que todos los recaudos ingresarán vía web services.
Emisión de paz y salvos.
Generación de estado de cuenta por contribuyente.
Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación), usuario y hora.
Generación de reporte de inconsistencias entre número de documento y tipo de persona.
Generación de reportes clasificados por predios, propietarios, sectores, estratos, destinación de predios, recaudos, liquidaciones, recaudo potencial, comparación del recaudo real vs presupuesto.
Módulo de Impuesto de Industria y Comercio
Gestión de contribuyentes.
Maestros de comercios con sus principales características (matricula mercantil, actividad económica, etc.).
Parametrización de grandes contribuyentes.
Registro de exenciones.
Registro de novedades (cambios de propietario, cambios de actividad comercial, mutaciones, etc.).
Integración vía web services con cámara de comercio para actualización y depuración de información de los contribuyentes (Requiere convenio).
Funcionalidad para registro de declaración presentada por el contribuyente de acuerdo con el Formato Único Nacional establecido por el Ministerio de Hacienda.
Funcionalidad desde portal tributario para presentación de declaración digital por parte del contribuyente utilizando firma electrónica para su presentación, constituyendo de esta manera el título ejecutivo.
Liquidación automática del impuesto complementario de avisos y tableros y sobretasa bomberil.
Liquidación automática de sanciones por extemporaneidad.
Liquidación automática de intereses de mora de acuerdo con los parámetros del Municipio.
Control de cálculos aritméticos en las declaraciones.
Generación automática de formato de declaración, basada en la información presentada por el contribuyente, con el código de barras para ser cancelada en oficinas bancarias, electrónicamente, en el punto de recaudo de la tesorería o por cualquier medio de pago.
Cruce de información de la declaración presentada por el contribuyente con la registrada en el RUT.
Generación de reportes de fiscalización sobre las declaraciones con inconsistencias por inexactitud y cruce con medios magnéticos.
Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, punto de recaudo en tesorería o cualquier medio de pago que disponga el Municipio, anotando que todos los recaudos ingresarán al sistema por medio de web services, es decir, en línea y en tiempo real.
Inscripción de responsables de ReteICA.
Funcionalidad para declaración periódica de ReteICA por parte de los grandes contribuyentes.
Liquidación automática de sanción por extemporaneidad de ReteICA.
Liquidación automática de intereses de mora por ReteICA.
Funcionalidad presentación de medios magnéticos con la información de las retenciones y autorretenciones realizadas.
Aplicación automática de pagos en el sistema una vez ingrese el recaudo en línea y cargue de archivos Asobancaria para conciliación con los bancos, ya que todos los recaudos ingresarán vía web services.
Generación de estado de cuenta y paz y salvos por contribuyente.
Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación), usuario, hora.
Módulo de Impuesto de Rodamiento
Gestión de contribuyentes.
Parámetros generales y específicos del Municipio.
Administración de parámetros tributarios (tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento, descuentos por pronto pago).
Maestro de vehículos con sus características para la determinación del impuesto (clase, marca, línea, cilindraje, etc) y la relación con los propietarios.
Identificación de vigencias gravadas.
Migración automática de bases gravables emitidas por el Ministerio de Transporte Nacional.
Migración masiva y registro manual de trámites sobre los vehículos (matrículas, cambios de servicio, cancelaciones, radicaciones, traslados, etc.) entregados por la Secretaría de Tránsito Municipal.
Funcionalidad para cruzar información con fuentes externas (RUNT, DIAN, Tránsitos, entre otras.)
Funcionalidad para pago de documentos de cobro por medio del portal tributario.
Liquidación automática de intereses de mora.
Liquidación automática de descuentos por pronto pago y demás beneficios tributarios que llegarán a existir.
Posibilidad de anexar conceptos adicionales a la facturación del impuesto.
Liquidaciones especiales como reliquidaciones por ajustes en base gravable o cualquier otro causal.
Control de cálculos aritméticos en las liquidaciones.
Emisión de factura con código de barras, anotando que los valores de los conceptos no podrán ser modificados manualmente por los funcionarios de la Alcaldía, es decir, son calculados automáticamente por el sistema en base a los parámetros determinados por el Municipio.
Simulación del efecto de cambios en los factores de liquidación del impuesto, tales como tarifas, descuentos, amnistías, sanciones, ajuste de la base, para efecto de cálculos presupuestales y de planeación y gestión tributaria de la Alcaldía.
Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, punto de recaudo en tesorería o cualquier medio de pago que disponga el Municipio, anotando que todos los recaudos ingresarán al sistema por medio de web services, es decir, en línea y en tiempo real.
Aplicación automática de pagos en el sistema una vez ingrese el recaudo en línea.
Cargue de archivos Asobancaria para conciliación con los bancos, ya que todos los recaudos ingresarán vía web services.
Emisión de paz y salvos.
Generación de estado de cuenta por contribuyente.
Módulo de Impuesto de Valorización
Maestro de proyectos de valorización con sus principales características tales como:
Obras que conforman el proyecto.
Costo total del proyecto.
Presupuesto de distribución.
Asignación de contribuciones individuales.
Condiciones financieras del proyecto.
Plazo máximo del recaudo.
Plazo máximo para la ejecución del proyecto.
Definición de intereses de financiación e intereses por mora.
Descripción de la metodología utilizada para el cálculo del beneficio.
Descripción de la zona de influencia.
Incentivos por pronto pago.
Registro de documentos adjuntos por proyecto.
Generación del Acto Administrativo de Distribución o Resolución Distribuidora.
Proyección, aprobación, causación y facturación de la Contribución a cargo de los propietarios de los inmuebles beneficiados.
Liquidación automática de intereses de mora de acuerdo con los parámetros del Municipio.
Generación de la inscripción de la contribución ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Generación de documentos de cobro.
Generación de levantamientos de gravamen.
Generación de paz y salvos.
Módulo de Alumbrado Público
Integración vía web service con la empresa generadora de consumos para recibir en línea la información de los consumos base para generar la liquidación del impuesto y recaudos de este.
Notificación vía web service de la liquidación generada por el Municipio.
Generación de facturas con código de barras.
Cargue de nuevas matrículas, cancelación de matrículas, reporte de usuarios por comercializadora y ciclo, fechas vencimiento por ciclo y generación de intereses cuando el pago no se hace en el tiempo.
Reporte de liquidación y recaudos.
Recepción de información de consumos para realizar facturación del impuesto de alumbrado público.
Liquidación del impuesto de alumbrado público bajo los parámetros de liquidación definidos por el Municipio.
Generación de archivo con detalle de liquidación para entrega a la empresa (opcional).
Recepción de información de recaudo del impuesto.
Módulo de Publicidad Exterior Visual
Facturación del impuesto de publicidad exterior de acuerdo con los parámetros establecidos por el Municipio y la información recibida de Planeación Municipal.
Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras vía web services.
Facturación del impuesto de publicidad exterior de acuerdo con los parámetros establecidos por el Municipio y la información recibida de Planeación Municipal.
Administración de las vallas existentes, identificando para cada una la tarifa de acuerdo con las caras de esta.
Liquidación automática de interés basados en la parametrización del municipio.
Registro de instalaciones y retiros de vallas publicitarias con el fin de que se genere o se cancele la generación del impuesto.
Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras vía web services.
Administración de información histórica de recaudo.
Diversos reportes para facilitar actividades de fiscalización.
Módulo de Tasa Prodeporte
Parametrización de cada uno de los entes que tienen la obligación de declarar la tasa prodeporte.
El contribuyente ingresará al portal web en donde seleccionará el ente descentralizado ante el cual realizará el pago de la tasa prodeporte, en este momento el sistema identificará el código de barras de dicha entidad para generar el recibo y que de esta manera el recaudo se dirija a la cuenta correspondiente de cada ente descentralizado.
Presentación de la declaración por parte de los entes descentralizados, en donde, se realizará la fiscalización y cruce con todas las liquidaciones generadas por los contribuyentes con el fin de prevalidar los valores de la declaración.
Generación de archivo PDF con código de barras y código QR para que los contratistas y los entes descentralizados realicen el pago a través de oficinas bancarias y corresponsales.
Se permitirá el cálculo de sanciones e intereses en cada declaración.
Se preparará el servicio web para el pago de las rentas con cada código de barras a las diferentes cuentas de cada entidad respectivamente.
El recibo contará con código QR para la validación de las condiciones de seguridad.
Integración del recaudo a través de web service con oficinas los bancos recaudadores y los corresponsales bancarios.
Módulo para parametrización de tarifas anuales de la tasa prodeporte.
Recepción del recaudo vía web service, en donde se articula con el Banco los ajustes que se deban realizar sobre el servicio.
Visualización de gráficas en Dashboard.
Generación de reportes de recaudos.
Módulo de fiscalización y cobro coactivo.
Implementación de firma electrónica de acuerdo con las características y los costos que se tienen acordados con el Banco en el contrato marco.
Módulo de Delineación Urbana
Administración de proyectos de construcción o remodelación por contribuyente.
Administración de información proveniente de Planeación y Curaduría Municipal.
Facturación del impuesto de delineación urbana de acuerdo con los parámetros establecidos por la entidad.
Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras vía web services.
Administración de información histórica de recaudo.
Diversos reportes para facilitar actividades de fiscalización.
Liquidación automática de acuerdo con el tipo de construcción.
Módulo de espectáculos públicos
Administración de contribuyentes del impuesto.
Administración de tarifas y parámetros del Municipio.
Administración de exenciones.
Generación de sanciones en procesos de fiscalización.
Liquidación automática del impuesto y del porcentaje para la Ley del deporte existente en el Municipio.
Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras vía web services.
Administración de información histórica de recaudo.
Diversos reportes para facilitar actividades de fiscalización.
Módulo de sobretasa a la gasolina
Identificación de sujetos pasivos como productores, importadores y distribuidores mayoristas para el impuesto a la gasolina y ACPM.
Parametrización de tarifas.
Presentación de declaraciones a través del portal tributario.
Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras vía web services.
Diversos reportes para facilitar actividades de fiscalización.
Registro y modificación de entidades relacionadas.
Módulo de degüello de ganado
Identificación y depuración de contribuyentes (Ganaderos y Frigoríficos) para el impuesto al degüello.
Parametrización de tarifas.
Presentación de declaraciones a través del portal tributario.
Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras vía web services.
Administración de recaudos históricos.
Diversos reportes para facilitar actividades de fiscalización.
Módulo de contribución especial
Administración de actos gravados.
Administración de tarifas.
Administración de entes descentralizados.
Funcionalidad en portal web para la presentación de la declaración mensual por parte de cada uno de los entes descentralizados, en el diseño que se indica en la Ilustración 1 y de acuerdo con el formato y las necesidades del Departamento.
Liquidación de descuentos.
Liquidación de sanciones e intereses.
Disposición de botón de pagos con nuestra pasarela de pagos Datapagos para el pago en línea de las declaraciones presentadas por los entes descentralizados
Módulo Multas del Código de Policía
Gestión de contraventores.
Parámetros generales y específicos del Municipio.
Administración de parámetros (tasa de interés, fechas de vencimiento, descuentos por pronto pago).
Maestro de contravenciones con sus características para la determinación de la multa.
Funcionalidad para cruzar información con fuentes externas
Funcionalidad para pago de documentos de cobro por medio del portal tributario.
Liquidación automática de intereses de mora.
Liquidación automática de descuentos por pronto pago y demás beneficios que llegarán a existir.
Emisión de documento cobro con código de barras, anotando que los valores de los conceptos no podrán ser modificados manualmente por los funcionarios de la Alcaldía, es decir, son calculados automáticamente por el sistema en base a los parámetros determinados por el Municipio.
Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, punto de recaudo en tesorería o cualquier medio de pago que disponga el Municipio, anotando que todos los recaudos ingresarán al sistema por medio de web services, es decir, en línea y en tiempo real.
Aplicación automática de pagos en el sistema una vez ingrese el recaudo en línea.
Cargue de archivos Asobancaria para conciliación con los bancos, ya que todos los recaudos ingresarán vía web services.
Emisión de paz y salvos.
Generación de estado de cuenta por contribuyente.
Multas de tránsito
Almacenamiento de toda la información digitada y digitalizada de cada uno de los comparendos elaborados.
Permite la digitación ágil y validada para garantizar que la información sea consistente.
Identifica los comparendos elaborados a conductores que se fugan durante el proceso de elaboración de éstos.
Registro de la asistencia a los cursos de educación vial para aquellos conductores que desean obtener el descuento en la multa.
Consulta de estado de cuenta del conductor, liquidando en forma automática el comparendo (de acuerdo con los términos establecidos en la ley).
Histórico de infracciones por conductor y expedición del estado de cuenta del conductor.
Registro de retención, control y entrega de vehículos y licencias de conducción, de igual forma se liquida el parqueadero y expide el documento para la entrega del vehículo.
Realización de los actos administrativos a que haya lugar para el proceso de contravenciones (apertura investigación, citación audiencia, resolución de incremento de multa, suspensión de licencia, ceses de procedimiento, etc.) para evitar la caducidad de las multas.
Realizar la asignación de atención de audiencias de acuerdo a la agenda de cada uno de los inspectores de tránsito.
El sistema debe incorporar el procedimiento definido por el SIMIT para la generación, envío y recepción de la información de contravenciones, resoluciones y pagos para el control de los estados de cuenta para la realización de los trámites por los usuarios.
Módulo de acuerdos de pago
Por medio de este módulo se podrá administrar la información de los acuerdos de pago generados para cada una de las rentas del Municipio y por contribuyente, con las siguientes características:
Solicitud de acuerdos de pago para todos los tributos con la validación de los requisitos de cumplimiento para cada tributo.
Generación y administración del acuerdo de pago de manera automática por cada tributo.
Diversos planes de amortización, períodos de pago y tasas de interés.
Liquidación automática a través del portal tributario.
Generación de requerimientos ordinarios de cobro.
Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras vía web services.
Reporte de recaudos.
Generación de resoluciones que dejan sin efecto el acuerdo de pago.
Aplicación de cláusula aceleratoria.
Módulo de fiscalización y liquidación
Este módulo permite administrar el debido proceso adelantado a aquellos contribuyente omisos o inexactos por cada renta, con las siguientes características:
Generación del listado de omisos e inexactos.
Generación e impresión de requerimientos ordinarios de cobro persuasivo.
Generación e impresión de emplazamientos previos por no declarar, emplazamiento para corregir y requerimientos especiales.
Generación del listado de emplazamientos y requerimientos especiales.
Cargue de notificaciones de emplazamientos, requerimientos ordinarios de cobro persuasivo y requerimientos especiales a través de web services o archivo. En caso de existir convenio con empresas de correo, la guía de notificación se indexará automáticamente en el expediente lógico del contribuyente.
Generación de resoluciones sancionatorias.
Generación del listado de resoluciones sancionatorias.
Generación e impresión de liquidaciones oficiales de aforo y liquidaciones oficial de revisión.
Generación del listado de liquidaciones oficiales de aforo y de revisión.
Cargue de notificaciones de resoluciones sanción y liquidaciones oficiales a través de web services o archivo. En caso de existir convenio con empresas de correo, la guía de notificación se indexará automáticamente en el expediente lógico del contribuyente.
Constancias de ejecutoria.
Traslado a cobro coactivo de liquidaciones oficiales y de aforo notificadas y ejecutoriadas.
Módulo para el Proceso Administrativo Tributario (Cobro Coactivo)
Módulo para administrar la información que comprende los siguientes ítems:
Autos de avocamiento (generación, consulta e impresión).
Reparto de expedientes por medio de planillas para abogados, actas de reparto e importación de expedientes a cada planilla.
Auto de mandamiento de pago (generación, consulta e impresión).
Citación para notificación del mandamiento de pago (generación, consulta e impresión).
Generación de embargos, impresión de resolución de embargo, consultas de embargos y propietarios no embargados.
Ordenes de ejecución (generación, consulta e impresión).
Traslado de ordenes de ejecución.
Liquidación de crédito y costas (generación, consulta e impresión).
Traslado de liquidación de crédito y costas.
Cargue de notificaciones de citaciones, mandamiento de pago, órdenes de ejecución y liquidaciones de crédito y costas a través de web services o archivo. En caso de existir convenio con empresas de correo, la guía de notificación se indexará automáticamente en el expediente lógico del contribuyente.
Administración de títulos de depósito judicial en cuanto a fraccionamiento, aplicación, impresión de resoluciones de aplicación, devolución y generación de reportes de títulos judiciales según su estado.
Generación automática de autos de terminación de proceso, levantamiento de medidas cautelares y notificación de desembargos.
Reporte de autos de terminación. autos de levantamiento de medidas cautelares.
NOTA: La responsabilidad del proceso administrativo estará en cabeza únicamente del Municipio.
En todos los módulos del Sistema se maneja la generación automática de alertas del debido proceso, las cuales serán visibles por cada usuario del Sistema.
Módulo de expedientes lógicos
Por medio de este módulo se podrá consultar toda la información relacionada con el contribuyente y sus tributos y será alimentado de manera automática a través de la generación del respectivo impulso procesal que adelante la Administración, de igual manera, se podrá realizar la migración de las imágenes del archivo físico de que disponga la Secretaría de Hacienda indexándolo automáticamente.
Módulo de ventanilla única
Por medio de este módulo se podrán administrar los recursos, excepciones, derechos de petición y PQR’s que presente el ciudadano y de la misma manera se podrán proyectar las respuestas para cada uno de ellos, permitiendo incluso el envío de éstas a través de correo electrónico.
Disposición de funcionalidad para la recepción de documentos de forma física, radicación en el sistema y generación de números de radicado.
Cuando las peticiones tengan relación con la información de la secretaría de hacienda, se realizará enrutamiento automático a funcionarios del área y todo documento adjunte en este módulo reposará en el expediente lógico del contribuyente.
Módulo de tesorería
Permite el registro de títulos judiciales, importación de archivos asobancaria, parametrización de canales de recaudo, y la generación de diversos reportes y consultas de recaudo.
Módulo de especiales
Por medio de este módulo se permite la generación de caducidades, prescripciones, condonaciones, exoneraciones, devoluciones, y remisibilidades de impuesto, las cuales se pueden administrar a través de bandejas personalizadas para los funcionarios que tengan la competencia de firmar cada uno de estos actos. También permite la generación de información exógena de la DIAN y cierres de procesos.
Ambiente sistema financiero – ERP
Nuestro sistema ERP para la Gestión administrativa y financiera se convertirá en un aliado estratégico de la entidad el cual consta de:
Presupuesto público
Este módulo facilita el intercambio de información entre Contabilidad y Tesorería, permitiendo una comunicación bidireccional con el módulo de Compras. A partir de la causación de la Factura de Proveedor, el sistema genera automáticamente la Obligación Presupuestal, mientras que el Giro Presupuestal se produce a partir del comprobante de Egreso generado en Tesorería. Asimismo, el módulo se integra con la Gestión de Rentas, asegurando la actualización de datos en el momento de la Causación y del Recaudo.
El ciclo presupuestal comienza con la apropiación inicial del presupuesto y su desagregación en el PAC Anualizado de Caja. Posteriormente, se gestionan las solicitudes y generación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), seguidos por los registros presupuestales, devoluciones, adiciones, traslados, obligaciones, reservas, giros y cuentas por pagar. Al cierre de la vigencia, se lleva a cabo el proceso de cierre anual del presupuesto, consolidando todas las operaciones realizadas durante el período.
Banco de proyectos
Mediante este modulo de permite el registro del desagregado de los proyectos, actividades y metas que comprenden el plan de desarrollo y de esta forma el control del presupuesto de inversión, generando reportes de ejecución por proyecto y controlando siempre la expedición de certificados de viabilidad según la disponibilidad existente en el banco de proyectos.
Central de cuentas – Contratación
Este módulo permite la gestión de las cuentas de cobro de los contratistas de la Entidad, permitiendo llevar un control exhaustivo de dichas cuentas, pasando por bandejas previamente establecidas como, por ejemplo, bandejas de supervisor, presupuesto, contabilidad y tesorería hasta llegar a la de pago.
Permitiendo así la administración total de las cuentas de cobro sin requerir de documentos físicos y con toda la seguridad necesaria que este tipo de procesos requiere.
Este módulo interactúa con los módulos de presupuesto, contabilidad y tesorería y tiene entre otras las siguientes funcionalidades:
Registro de contratistas.
Registro de contratos y modificatorios.
Registro de supervisores.
Generación de historial de cuentas de cobro.
Contabilidad
Este módulo incluye el manejo tributario para Colombia, enviando y recibiendo información de todos los módulos del ERP y Gestión de Rentas, de todos los hechos económicos que se generan en cada movimiento. Se registrará en este módulo, la parametrización particular, así como aquellos movimientos que conforman el universo de registros o datos de cifras, detalles, o conceptos meramente transaccionales, que permitan obtener consultas y reportes contables, financieros y tributarios enmarcados en leyes y normas vigentes. Así mismo, se registrará en este módulo, la parametrización particular en cuanto a la afectación tributaria (impuestos/retenciones), Este Módulo permitirá la administración del plan único de cuentas, conceptos contables, generación de archivos de ajustes y reclasificaciones, importación y administración de archivos de conciliación, generación de libros auxiliares, mayores y fiscales, así como la generación de informes para el boletín de deudores morosos del estado.
Tesorería
En este módulo se llevará el control de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar, con el fin de mantener información controlada de Bancos incluyendo la conciliación bancaria. De igual manera permite gestionar cobros e ingresos de dinero, administrar y generar pagos y otros egresos. Permite el control real de cuentas en Bancos y Cajas, así como contar con recursos a visibilizar de cuentas por cobrar, con el fin de realizar un debido manejo de Cuentas por Pagar, y donde estas últimas deben cumplir con el correspondiente RP (Registro Presupuestal) y demás aprobaciones necesarias para su pago. Adicionalmente, Permitirá el registro de títulos judiciales, importación de archivos asobancaria, parametrización de canales de recaudo y la generación de diversos reportes y consultas de recaudo. El documento de egreso generará automáticamente el giro presupuestal siempre y cuando la causación u orden de pago se haya realizado tomando como base un Registro presupuestal
Compras
Este módulo permite llevar el control de las órdenes de compra, solicitudes directas, y demás necesidades de la Entidad, en interacción con los módulos de Presupuesto y Contabilidad, con un seguimiento del proceso de compra, controlando cada fase hasta la entrada final del bien requerido ya sea insumos, servicios o activos fijos. Este proceso se inicia con las solicitudes a almacén, entregas, salidas, requisiciones a proveedores, cotizaciones, órdenes de compra y causación de factura de proveedor.
Inventarios y activos fijos
El módulo de Inventarios permitirá llevar un control de los insumos y productos que compre la Entidad, ya sea para su consumo o almacenamiento, además cuenta con el manejo de Kardex de productos para comercialización. El módulo de Activos Fijos permitirá bajo normatividad en Colombia, enviar información al módulo de Contabilidad sobre costos de producto y todo lo referente al manejo formal de Activos Fijos como es el caso de las depreciaciones de todos los Recursos Físicos que conforman los Activos Físicos de la Corporación, visualizando el histórico de cada elemento con sus movimientos a través del tiempo.
Módulo de administración
Módulo por medio del cual se permite la administración de usuarios, la visualización de la auditoría del sistema, la gestión de firmas competentes, la generación de notificaciones automáticas, la gestión de procesos en ejecución y la administración del portal web.
Chatbot
Habilitación de chatbot en la plataforma Whatsapp ya que es una aplicación a la que todos los contribuyentes tienen acceso.
Generación de Chatbot para WhatsApp con el diálogo estándar, personalizado con los requerimientos del cliente, basándose en inteligencia artificial.
Envío de archivos multimedia (imágenes, documentos adjuntos, etc) de forma automatizada para envío de videos tutoriales de pago, documentos de cobro, estados de cuenta, paz y salvo y demás documentos que considere la entidad.
Activación de disponibilidad de chat de acuerdo con los horarios de atención del cliente, esta activación podrá realizarse por parámetro desde un usuario de Siscar.
Integración con la plataforma Siscar para validación de datos con el fin de garantizar la seguridad de la información, enviar estados de cuenta en tiempo real ya que se habilita comunicación con la base de datos de Siscar.
Disposición de enlace de WhatsApp desde el portal web de recaudo para fácil acceso por parte de los contribuyentes.
Parametrización de botón de WhatsApp con vínculo al chat de WhatsApp del número empresarial que determine el cliente. En todo caso, la línea telefónica la gestionará el cliente y deberá contar con WhatsApp empresarial.
Si el vínculo se abre desde un navegador web se redirigirá al chat relacionado en WhatsApp Web y si el vínculo se abre desde un teléfono móvil se redirigirá al chat relacionado en la aplicación de WhatsApp.
En todo caso se enviará el mensaje inicial predeterminado indicado por el cliente.
Se habilitará el chatbot para las rentas que estén habilitadas desde Siscar, como predial, rodamiento, industria y comercio, teléfono, estampillas, publicidad exterior visual, espectáculos públicos, delineación urbana, gasolina, degüello, sanciones de control urbanístico, zonas azules, contribución de obra pública, multas de código de policía, estado de procesos fiscales, cuotas de acuerdo de pago y demás rentas que posteriormente se habiliten en Siscar (tasa prodeporte, valorización, etc..)
Los componentes básicos del chatbot serán los siguientes para cada renta:
Consultar hechos generadores por documento de identidad ingresado
Consulta de documento de cobro por total de deuda cargada en cartera
Envío de enlace de pago en la pasarela Datapagos
Envío automático de paz y salvo
Consulta de preguntas frecuentes
Consulta de título ejecutivo (factura), envío de PDF.
Envío de instructivos
Consulta de pagos realizados
Generación de estado de cuenta en formato PDF
En caso de que el Municipio lo considere se podrá habilitar la opción, por parámetro, para que los contribuyentes se comuniquen con un asesor de parte de la Alcaldía quien deberá atender las solicitudes cuando estas sean diferentes a las contenidas en el chatbot.
Para hacer uso del chatbot cada contribuyente deberá aceptar la política de tratamiento de datos que será elaborada por parte de la Alcaldía.
En el valor de soporte mensual se incluye el servicio de atención mediante mesa de ayuda de las solicitudes que realicen las clientes relacionadas con el desarrollo de chatbot, la actualización de líneas de conversación o inclusión de nuevas rentas dentro del servicio chatbot.
Notas:
Se incluye dentro del valor mensual los ajustes e inclusiones de nuevas funcionalidades al chatbot para las rentas disponibles en Siscar
Se incluye dentro del valor mensual la inclusión de nuevas rentas, en caso de que posteriormente se habiliten en Siscar.
No se incluye la atención directa a los contribuyentes por parte de funcionarios de Datasoft Ingeniería Ltda.
Plataforma Business intelligence
Adicional a los reportes del sistema, la plataforma cuenta con una sección de Business Intelligence a la cual se puede acceder, incluso, desde dispositivos móviles, permitiendo la consulta en tiempo real del recaudo y de los movimientos en el sistema como se ilustra en las imágenes 1 y 2. Es importante anotar que, las gráficas serán parametrizadas según las necesidades del Municipio (Recaudo, cartera,). A continuación, adjuntamos imágenes de ejemplo de nuestro Dashboard Gerencial.
Es importante anotar que las anteriores características serán ajustadas o personalizadas de acuerdo con los requerimientos técnicos particulares del Municipio con el fin de asegurar una implantación exitosa.
Características de seguridad de nuestro Sistema de Información Siscar para administración de rentas territoriales
El sistema para la administración de rentas cuenta con condiciones de seguridad que garantizan la confidencialidad, tales como:
Autenticación por medio de usuario, contraseña segura con estándares definidos y huella.
Bloqueo o desbloqueo por Ip para acceder al sistema.
Cifrado de información.
Todos los servicios cuentan con protocolo https.
Aprobación de transacciones por parte de administrador para las funcionalidades del sistema que el Municipio requiera.
Validación de existencia de sesión activa para la realización de cualquier acción en la plataforma.
Bloqueo de transacciones por medio de tokenización.
Revisiones periódicas de las vulnerabilidades sobre el código fuente
Metodología de implantación
A continuación, se describen las fases a seguir para la ejecución del proyecto:
Fase 1: Inicio del Proyecto
Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución, identificación de roles y responsables del recurso humano requerido y preparación de la logística inicial del proyecto para el inicio de actividades.
Durante esta etapa se deben definir los factores críticos de éxito, la metodología de trabajo, la estructuración del proyecto, los escenarios y locaciones, además, realizar la evaluación del impacto del proyecto en la organización, presentar el proyecto a los stakeholders y definir los roles y responsabilidades de ambas partes.
Fase 2: Levantamiento de Información
Análisis de la información existente en el archivo documental, documentos digitales u otros sistemas de información, consolidación de esta y cargue a la Base de Datos a crear, validación de cómo es administrada y procesada actualmente la información con el fin de tener un modelo más ajustado que se adapte a las necesidades y a las variables involucradas en cada uno de los procesos.
Fase 3: Alineación del Sistema
En esta fase los usuarios inician un proceso de interacción con el sistema para entender su globalidad y familiarizarse con él mediante un proceso de capacitación y consultoría.
Durante esta etapa se debe llevar a cabo la presentación detallada del sistema a los usuarios, parametrización de módulos, identificación de nuevas necesidades, evaluar y dar un diagnóstico de las nuevas solicitudes, llevar un registro de aprobación de estas, realizar ajustes solicitados, definir los compromisos acordados y llevar control de la asistencia y desempeño de los usuarios en el proceso de capacitación.
Fase 4: Procesamiento de Información
En esta fase se da inicio al proceso de parametrización de variables y migración y cargue de información histórica; durante el desarrollo de esta fase los usuarios estarán alimentando continuamente el sistema con información actualizada y se llevará a cabo un proceso de pruebas y funcionamiento del sistema.
En esta etapa es necesario presentar la documentación del proyecto, asegurar la calidad de la información, replicación de capacitación a usuarios y realización de pruebas a nivel de usuario.
Fase 5: Entrega del Proyecto
Se hace entrega oficial de la solución tecnológica según el cumplimento de los compromisos pactados por cada una de las partes para realizar el cierre oficial del proyecto.
Para dar por terminado el proyecto es necesaria la realización de una retroalimentación a las capacitaciones, entrega de manuales de usuario, evaluación de la calidad del sistema y de la herramienta tecnológica, aceptación del proyecto por parte del Municipio y por último su aprobación.
Fase 6: Consultoría y Capacitación
Esta fase es transversal a cada una de las fases anteriormente expuestas, el trabajo de acompañamiento por parte de DataSoft Ingeniería Ltda., se hace presente en cada etapa con el fin de que el servicio prestado sea exitoso y satisfaga las necesidades de la organización.
Plan de capacitación
El plan de capacitación hace referencia al tiempo determinado para capacitar a los empleados del Municipio Chinchiná Caldas en cuanto al funcionamiento y administración de la plataforma, parametrización y consultoría, siendo en total 64 horas las cuales serán concertadas y planeadas de común acuerdo.
Servicio de mantenimiento
Las condiciones de la prestación del Servicio de Soporte, Mantenimiento y Actualización del Sistema serán estipuladas en un Acuerdo de Nivel de Servicio que hará parte del contrato a firmar entre las partes. En todo caso, las actualizaciones de Ley estarán cubiertas sin costo alguno.
Entregables
Dentro de los costos de la presente propuesta se incluye:
Base de Datos de la plataforma a implantar
Manual de Instalación
Documentación de pruebas de estrés y funcionalidad
Manual de Usuario Final
Entorno de desarrollo
El motor de base de datos del sistema a implantar corresponde a Postgresql 16 o superior. En lo que respecta al front end, las páginas se encuentran desarrolladas en Angular 17 y componentes de TypeScript y al back end en Java.
Cronograma de trabajo
El cronograma de trabajo y de implementación se establecerá de acuerdo con las necesidades y prioridades del Municipio y se definirá una vez se realice el levantamiento de requerimientos del proyecto.
Sin embargo, se generan los siguientes escenarios:
Escenario 1:
Salida a producción con ambiente Rentas en cualquier momento del año 2026 generando una fecha de corte y migrando los datos históricos a dicho corte. Duración 4 meses.
Salida a producción con ambiente ERP al mismo tiempo del ambiente de Rentas, se debe tener en cuenta que, si se realiza en medio de una vigencia, ejemplo 2026, se deben reconstruir todos los movimientos para la generación de informes a entes de control desde Siscar. Duración 4 meses.
Escenario 2:
Salida a producción con ambiente Rentas en cualquier momento del año 2026 generando una fecha de corte y migrando los datos históricos a dicho corte. Duración 4 meses.
Salida a producción con ambiente ERP al iniciar la vigencia 2027, migrando los saldos de cierre del Municipio con corte al 2026 e iniciando la integración inmediata entre los ambientes de Rentas y ERP.
Se debe tener en cuenta en este escenario, que durante la vigencia 2026 se entregarán los insumos suficientes para el cargue de causaciones y recaudo al sistema financiero
Ventajas para el ente territorial
Producto de la implantación del presente proceso de consultoría, Municipio Chinchiná Caldas logrará mejores resultados en cuanto a:
Incremento en los niveles de recaudo de ingresos corrientes y no corrientes.
Mejorar o mantener la clasificación del Municipio según lo establecido en la Ley 617 de 2000.
Mayor disponibilidad de recursos para libre inversión, salud y educación.
Disminución del riesgo de prescripción por pérdida de competencia y posibles detrimentos patrimoniales.
Disminución del riesgo de posibles investigaciones de entes de control por no observar el debido proceso.
Optimización de los procesos y procedimientos que se adelantan en contra de los deudores.
Implantación de una buena cultura de pago por parte de los ciudadanos.
Disminución de Trámites y eliminación de intermediarios.
Afectación en Línea de la Estructura Contable y Presupuestal.
Mayor recuperación de Cartera de difícil recaudo.
Sinceramiento de la Cartera.
Sistematización de los procesos en base a lo estipulado en la Legislación Colombiana.
Asistencia Jurídica y Tributaria de forma continua.
Diversificación de los canales de recaudo a disposición de los ciudadanos como Pagos electrónicos, corresponsales no bancarios (aplican restricciones) y red de oficinas de los bancos recaudadores.
Conciliación en Línea de Recaudos.
Incorporar buenas prácticas para la reducción del consumo de papel de acuerdo con la Directiva Presidencial Nro. 04 de 2012 y 06 de 2014
Adopción de la estrategia de Gobierno en Línea según lo estipulado en el Decreto 2573 de diciembre de 2014, en el cual se definen los nuevos lineamientos sobre la materia.
