Implantación del Sistema de Gestión y Administración tributaria y Financiera Siscar en el Municipio de La Tebaida – Quindío

Propuesta Comercial

Código PC26-358

Manizales, 25 de agosto de 2026

Presentación corporativa

DataSoft Ingeniería. es una empresa colombiana con más de 20 años de experiencia (fundada en 2002), dedicada al diseño, desarrollo, implementación y mantenimiento de sistemas de información para la gestión pública y privada. Nuestra trayectoria abarca soluciones para entidades territoriales —departamentos, municipios, corporaciones autónomas regionales y organismos de tránsito en distintas regiones del país— así como para el sector financiero para bancos de primer y segundo nivel.

Portafolio de soluciones

• Sistema de Administración Tributaria (Siscar) — nuestro producto insignia, que gestiona el ciclo completo de todos los impuestos territoriales: determinación, liquidación, fiscalización, cobro persuasivo y cobro coactivo.
• Sistema Financiero Integral (Siscar) — presupuesto público, contabilidad, tesorería, nómina, activos fijos e inventarios.
• Pasarela de Pagos Datapagos — certificada por ACH Colombia para transacciones PSE en modelo Gateway y Agregador y habilitada para operaciones con tarjetas de crédito.
• Firma Electrónica y Correo Electrónico Certificado.
• Web Services para interoperabilidad con otras entidades (Bancos, gestores catastrales, empresas de servicios de energía, Confecámaras, entre otros)
• Datacenter en la nube para alojamiento y operación segura de la información.

Certificaciones

DataSoft cuenta con un sistema de gestión de calidad certificado bajo ISO 9001:2015, un sistema de gestión de seguridad de la información certificado bajo ISO 27001:2022, y su pasarela de pagos está certificada bajo PCI DSS v4.0.1, el estándar vigente de seguridad para el procesamiento de datos de tarjetas de pago.

Nuestro diferencial

Contamos con presencia consolidada en entidades públicas y financieras a nivel nacional, respaldados por un producto insignia (Siscar) que integra todo el ciclo tributario y financiero en una sola plataforma, y por una infraestructura tecnológica que garantiza continuidad, seguridad y cumplimiento normativo en cada implementación

Introducción

Uno de los mayores inconvenientes que enfrentan las Entidades de Orden Territorial es la falta de un control adecuado sobre la información que manejan, lo que se traduce en un uso ineficiente del tiempo y del personal destinado a su acceso y consulta. Esta situación exige contar con una herramienta que permita al personal administrativo brindar al usuario información exacta y oportuna, en el momento en que la requiera.

A esto se suma la necesidad de optimizar recursos tan relevantes como el talento humano, el tiempo y la distribución funcional de los procesos, de manera que las entidades ganen dinamismo y productividad en su operación diaria.

Un sistema de información es, en este contexto, una herramienta indispensable para la gestión institucional, pues facilita el desarrollo adecuado de actividades como la planeación, el control, la toma de decisiones y la ejecución de programas de auditoría. Todo ello orientado a garantizar el suministro de información con precisión, calidad y oportunidad, condiciones que Siscar está en capacidad de ofrecer.

Objetivos de la implantación del Sistema Siscar en la entidad

Objetivo General

Proveer a la entidad una herramienta tecnológica integral —el Sistema de Información Siscar— acompañada de nuestra experiencia en la administración de tributos y en la gestión financiera pública, que permita automatizar y optimizar los procesos de determinación, liquidación, fiscalización, cobro persuasivo y coactivo de los impuestos, así como la gestión integral de los recursos financieros de la Administración, en coherencia con los lineamientos de la Dirección General de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y observando lo establecido en la Ley 1386 de 2010.

Objetivos Específicos

De acuerdo con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por medio de su Dirección General de Apoyo Fiscal, y los propósitos de la presente propuesta, los siguientes son los objetivos de la implementación de nuestro Sistema de Información Siscar para la administración tributaria y financiera del Municipio de la Tebaida:

1. Gestión de contribuyentes y atención al ciudadano

• Registrar el universo de contribuyentes de todos los impuestos de la entidad y mantenerlo actualizado, incorporando la información básica de cada uno y de los objetos sobre los cuales recae la obligación tributaria, estableciendo una cuenta corriente única por contribuyente.
• Convertirse en fuente de información y asistencia a los contribuyentes, permitiendo su acceso al estado real de sus obligaciones, la presentación y pago de éstas, así como información sobre normatividad, puntos de pago y preguntas frecuentes.
• Garantizar la confidencialidad de la información de los contribuyentes, cuidando que no se utilice para fines distintos de los tributarios.

2. Automatización de la gestión tributaria

• Automatizar la liquidación de los impuestos, tanto de liquidación oficial por parte de la entidad como de aquellos con liquidación privada cuya base gravable es determinada por una entidad pública, incorporando información de fuentes externas y de los parámetros propios de la administración territorial.
• Servir como instrumento de registro de las actuaciones tributarias de los contribuyentes y de la administración territorial, de manera confiable, oportuna e integral.
• Servir como herramienta de apoyo a la gestión de los funcionarios mediante la automatización de los procesos de detección, validación, liquidación, notificación y generación de informes tributarios, incluyendo logs de auditoría.

3. Integración financiera

• Optimizar la gestión integral de los recursos financieros de la organización mediante un sistema ERP que permita centralizar, automatizar y controlar los procesos contables, presupuestales, de tesorería, cartera y reportes, garantizando transparencia, eficiencia operativa y toma de decisiones basada en información confiable y en tiempo real.

4. Información para la toma de decisiones

• Proveer información gerencial para el análisis y comportamiento histórico de los tributos de la entidad.
• Servir como instrumento de planificación y orientación de la política tributaria, permitiendo definir estrategias y priorizar acciones según las conductas tributarias de los contribuyentes.
• Apoyar las actividades de seguimiento y control, permitiendo tomar acciones para reforzar o reorientar la gestión tributaria.

5. Interoperabilidad con actores del proceso tributario

• Integrar el sistema con entidades financieras para la recepción y conciliación automática de pagos realizados por los contribuyentes a través de la pasarela de pagos y demás canales bancarios habilitados.
• Establecer interoperabilidad con el gestor catastral correspondiente, permitiendo la actualización periódica y automática de la información predial (avalúos, propietarios, áreas y demás variables catastrales) que soporta la liquidación del impuesto predial.
• Integrar el sistema con Confecámaras y las Cámaras de Comercio, para la validación y actualización de la información de matrícula mercantil y demás datos requeridos en la administración del impuesto de industria y comercio.
• Consolidar estas integraciones preferiblemente mediante consumo de servicios web (web services), garantizando actualización oportuna de la información y reduciendo la dependencia de procesos manuales de cargue de datos.

Solución tecnológica propuesta

Generalidades

Siscar es el sistema de información insignia de DataSoft Ingeniería, desarrollado para la administración integral de la gestión tributaria y financiera de las entidades territoriales. Es una plataforma 100% web, lo que permite su operación desde cualquier lugar sin necesidad de instalación local, con actualizaciones centralizadas y acceso seguro a través del navegador.

Siscar está compuesto por dos ambientes —Tributario y Financiero— que operan de manera integrada mediante una interfaz interna, garantizando la afectación automática de la información contable y presupuestal a partir de la gestión tributaria, sin necesidad de doble digitación entre ambos módulos.

Adicionalmente, Siscar cuenta con un ecosistema de integraciones vía servicios web con los principales actores externos del proceso (entidades bancarias, gestor catastral, Confecámaras, oficinas de tránsito, entre otros), lo que permite mantener la información actualizada y reducir el trabajo manual de cargue de datos.

La plataforma opera sobre infraestructura en la nube —a través de Google Cloud, Oracle Cloud o AWS, según las características requeridas por el cliente— y cuenta con el respaldo de las certificaciones ISO 9001:2015, ISO 27001:2022 y PCI DSS v4.0.1 de DataSoft Ingeniería.

Seguridad del sistema

Siscar cuenta con condiciones de seguridad orientadas a garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, entre las cuales se destacan:

• Autenticación mediante usuario, contraseña segura bajo estándares definidos, y código OTP.
• Bloqueo o desbloqueo de acceso al sistema por dirección IP.
• Cifrado de la información.
• Comunicación bajo protocolo HTTPS en la totalidad de los servicios.
• Aprobación de transacciones por parte de un administrador, para las funcionalidades del sistema de alto impacto.
• Validación de existencia de sesión activa para la realización de cualquier acción dentro de la plataforma.
• Revisiones periódicas de vulnerabilidades sobre el código fuente.

Ambiente Tributario

Rentas

Módulo de Impuesto Predial Unificado

Módulo por medio del cual se realiza el cargue de la base de predios y toda la información catastral relacionada, la generación de la liquidación del impuesto predial y la administración de los recaudos asociados. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Cargue y actualización de información catastral

• Esta funcionalidad contempla integración vía web service con el gestor catastral, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar. Es importante precisar que dicha integración aplica cuando la gestión catastral del municipio está a cargo de un gestor catastral distinto al IGAC, dado que el IGAC no dispone de conexión vía web service; en dicho caso, la actualización de la información catastral se realiza mediante los procesos de migración automática de archivos descritos a continuación.
• Migración automática de las bases gravables anuales emitidas por el IGAC o el gestor catastral de la entidad.
• Migración automática de las resoluciones de conservación periódicas, para actualizar inscripciones iniciales, actualizaciones, cancelaciones de predios, cambios de propietario, cambios de destinación, cambios de avalúo, englobes y desenglobes.
• Migración automática de la información enviada anualmente por el IGAC para la actualización de las bases gravables.
• Registro y mantenimiento de la información catastral, incluyendo el registro manual de actos administrativos de formación y de conservación.
• Ajuste automático de las bases gravables conforme a las actualizaciones catastrales.

Parametrización tributaria

• Configuración de parámetros generales y específicos de la entidad.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Gestión de contribuyentes y predios

• Gestión de contribuyentes (propietarios y copropietarios) y administración de direcciones de correspondencia.
• Gestión de predios, con los datos necesarios para determinar la liquidación de la base gravable y su relación con el propietario y los copropietarios.
• Control de predios exentos, totales o parciales.
• Marcación de predios incautados por la Dirección Nacional de Estupefacientes.

Liquidación y facturación

• Proyección preliminar de la liquidación de impuesto predial para la posterior revisión y aprobación por parte de los funcionarios encargados.
• Liquidación y facturación automática del impuesto, con base en los avalúos emitidos por el IGAC y las características de cada predio.
• Liquidación automática de la sobretasa ambiental y demás conceptos ligados al impuesto predial según el estatuto tributario de la entidad.
• Liquidación automática de intereses de mora de los conceptos liquidados con el impuesto.
• Liquidación automática de descuentos por pronto pago y demás beneficios tributarios vigentes.
• Generación de liquidaciones especiales, como reliquidaciones por ajustes en la base gravable u otras causales.
• Control de los cálculos aritméticos en las liquidaciones.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Impresión individual y masiva de facturación.

Recaudo y conciliación

• Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, en el punto de recaudo de tesorería o por cualquier otro medio dispuesto por la entidad; todos los recaudos ingresan al sistema vía web services, en línea y en tiempo real.
• Aplicación automática de los pagos en el sistema una vez ingresa el recaudo.
• Cargue de archivos Asobancaria para la conciliación con las entidades bancarias.
• Emisión de paz y salvos.
• Generación de estado de cuenta por contribuyente.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Generación de reportes clasificados por predios, propietarios, sectores, estratos, destinación de predios, recaudos, liquidaciones, recaudo potencial, y comparación del recaudo real frente al presupuesto.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de Impuesto de Industria y Comercio

Industria y Comercio

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto de industria y comercio, incluyendo el registro de contribuyentes, la declaración, liquidación y recaudo del tributo, así como el manejo de la retención por ICA (ReteICA) y la información exógena. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Maestro de comercios con sus principales características (matrícula mercantil, actividad económica, entre otras).
• Parametrización de grandes contribuyentes.
• Registro de novedades (cambios de propietario, cambios de actividad comercial, mutaciones, entre otras).

Integración con Cámara de Comercio
Integración vía web service con la Cámara de Comercio correspondiente, para la actualización y depuración de la información de los contribuyentes. Esta integración opera siempre que exista convenio vigente con la respectiva Cámara de Comercio.

Declaración de Industria y Comercio

• Registro de la declaración presentada por el contribuyente conforme al Formato Único Nacional establecido por el Ministerio de Hacienda.
• Presentación de declaración digital desde el portal tributario, mediante firma electrónica, constituyendo de esta manera el título ejecutivo.
• Liquidación automática del impuesto complementario de avisos y tableros y de la sobretasa bomberil.
• Liquidación automática de sanciones por extemporaneidad.
• Liquidación automática de intereses de mora, conforme a los parámetros de la entidad.
• Control de los cálculos aritméticos en las declaraciones.
• Generación automática del formato de declaración con base en la información presentada por el contribuyente, con código de barras habilitado para pago en oficinas bancarias, electrónicamente, en el punto de recaudo de tesorería o por cualquier otro medio de pago.
• Integración vía web service con la empresa de firma electrónica, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar, para la firma de la declaración presentada por los entes descentralizados, de acuerdo con las características y costos acordados con el banco en el contrato marco.

ReteICA

• Declaración periódica de ReteICA por parte de los grandes contribuyentes.
• Liquidación automática de sanción por extemporaneidad de ReteICA.
• Liquidación automática de intereses de mora por ReteICA.

Información Exógena

Submódulo por medio del cual se gestiona la recepción, fiscalización y sanción asociada a la información exógena reportada por los contribuyentes y agentes retenedores del impuesto de industria y comercio. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Recaudo y conciliación

• Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, en el punto de recaudo de tesorería o por cualquier otro medio dispuesto por la entidad; todos los recaudos ingresan al sistema vía web services, en línea y en tiempo real.
• Aplicación automática de los pagos en el sistema una vez ingresa el recaudo, y cargue de archivos Asobancaria para la conciliación con las entidades bancarias.
• Generación de estado de cuenta y paz y salvos por contribuyente.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Reportes de recaudo, cartera y declaraciones.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de Impuesto de Circulación y Tránsito

Rodamiento

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto sobre vehículos automotores públicos, incluyendo el registro de contribuyentes, la liquidación del tributo y la administración de los recaudos asociados. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Gestión de contribuyentes propietarios de vehículos.
• Maestro de vehículos con sus características para la determinación del impuesto (clase, marca, línea, cilindraje, entre otras) y su relación con los propietarios.
• Identificación de vigencias gravadas.

Parametrización tributaria

• Configuración de parámetros generales y específicos de la entidad.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Cargue y actualización de información

• Migración automática de las bases gravables emitidas por el Ministerio de Transporte Nacional en caso de que aplique para la liquidación del impuesto.
• Migración masiva y registro manual de trámites sobre los vehículos (matrículas, cambios de servicio, cancelaciones, radicaciones, traslados, entre otros), entregados por las Secretarías de Tránsito.
• Integración vía web service con las oficinas de tránsito, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar, que permite la actualización en línea de los trámites y del parque automotor de la entidad.
• Cruce de información con fuentes externas (RUNT, DIAN, oficinas de tránsito, entre otras).

Liquidación y facturación

• Liquidación automática de intereses de mora.
• Liquidación automática de descuentos por pronto pago y demás beneficios tributarios vigentes.
• Posibilidad de anexar conceptos adicionales a la facturación.
• Generación de liquidaciones especiales, como reliquidaciones por ajustes en la base gravable u otras causales.
• Control de los cálculos aritméticos en las liquidaciones.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Recaudo y conciliación

• Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, en el punto de recaudo de tesorería o por cualquier otro medio dispuesto por la entidad; todos los recaudos ingresan al sistema vía web services, en línea y en tiempo real.
• Aplicación automática de los pagos en el sistema una vez ingresa el recaudo.
• Cargue de archivos Asobancaria para la conciliación con las entidades bancarias.
• Emisión de paz y salvos.
• Generación de estado de cuenta por contribuyente.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Reportes de recaudo y cartera.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de Alumbrado Público

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto de alumbrado público, integrado vía web service con la empresa generadora de los consumos, para la liquidación y recaudo del tributo. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Cargue de nuevas matrículas y cancelación de matrículas existentes.
• Reporte de usuarios por comercializadora y por ciclo.

Parametrización tributaria

• Configuración de fechas de vencimiento por ciclo.
• Parámetros de liquidación del impuesto definidos por la entidad.
• Generación automática de intereses de mora cuando el pago no se realiza dentro del plazo establecido.

Integración con la empresa de energía

Integración vía web service con la empresa generadora de consumos, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar, que permite:

• Recepción en línea de la información de consumos, base para la generación de la liquidación del impuesto.
• Notificación vía web service de la liquidación generada por la entidad.
• Recepción de la información de recaudo del impuesto.
• Generación de archivo con el detalle de la liquidación, para entrega a la empresa de energía (opcional).

La integración depende de la disponibilidad técnica de la empresa de energía.

Liquidación y facturación

• Liquidación del impuesto de alumbrado público bajo los parámetros definidos por la entidad.
• Generación de facturas con código de barras.
• Generación de archivo de liquidación para ser entregado a las entidades de servicios públicos.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Reporte de liquidación y recaudos.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de Publicidad Exterior Visual

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto de publicidad exterior visual, incluyendo la administración de las vallas publicitarias, la liquidación del tributo y el recaudo asociado. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Administración de las vallas existentes, identificando para cada una la tarifa correspondiente de acuerdo con sus caras.
• Registro de instalaciones y retiros de vallas publicitarias, con el fin de generar o cancelar la generación del impuesto según corresponda.

Parametrización tributaria

• Configuración de los parámetros de liquidación establecidos por la entidad.
• Parametrización de la información recibida de Planeación Municipal, base para la facturación del impuesto.

Liquidación y facturación

• Facturación del impuesto de publicidad exterior visual, de acuerdo con los parámetros establecidos por la entidad y la información recibida de Planeación Municipal.
• Liquidación automática de intereses de mora, con base en la parametrización de la entidad.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Recaudo y conciliación

• Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras, vía web services.
• Administración de la información histórica de recaudo.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Reportes de recaudo y cartera.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad

Módulo de Tasa Prodeporte

Módulo por medio del cual se gestiona la declaración, liquidación y recaudo de la tasa prodeporte a cargo de los entes descentralizados obligados a declararla. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Parametrización de cada uno de los entes descentralizados que tienen la obligación de declarar la tasa prodeporte.
• Selección del ente descentralizado por parte del contribuyente desde el portal web, momento en el cual el sistema identifica el código de barras correspondiente a dicha entidad, garantizando que el recaudo se dirija a la cuenta específica de cada ente descentralizado.

Parametrización tributaria

• Parametrización de las tarifas anuales de la tasa prodeporte.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Declaración

• Presentación de la declaración por parte de los entes descentralizados.
• Fiscalización y cruce de la información declarada con las liquidaciones generadas por los contribuyentes, con el fin de prevalidar los valores de la declaración.

Liquidación y facturación

• Cálculo de sanciones e intereses en cada declaración.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Integración y recaudo

• Integración del recaudo vía web service con las oficinas de los bancos recaudadores y los corresponsales bancarios, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar.
• Integración vía web service con la empresa de firma electrónica, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar, para la firma de la declaración presentada por los entes descentralizados, de acuerdo con las características y costos acordados con el banco en el contrato marco.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Generación de reportes de cartera, declaraciones y recaudos.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de Impuesto de Valorización

Módulo por medio del cual se gestiona la administración de los proyectos de valorización y la contribución a cargo de los propietarios de los inmuebles beneficiados. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Asignación de contribuciones individuales a los propietarios de los inmuebles beneficiados.
• Registro de documentos adjuntos por proyecto.

Parametrización tributaria

• Maestro de proyectos de valorización, con sus principales características: obras que conforman el proyecto, costo total del proyecto, presupuesto de distribución, condiciones financieras del proyecto, plazo máximo del recaudo, plazo máximo para la ejecución del proyecto, definición de intereses de financiación e intereses por mora, metodología utilizada para el cálculo del beneficio, descripción de la zona de influencia e incentivos por pronto pago.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Liquidación y facturación

• Generación del Acto Administrativo de Distribución o Resolución Distribuidora.
• Proyección, aprobación, causación y facturación de la contribución a cargo de los propietarios de los inmuebles beneficiados.
• Liquidación automática de intereses de mora, de acuerdo con los parámetros de la entidad.
• Generación de documentos de cobro.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Trámites registrales

• Generación de la inscripción de la contribución ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
• Generación de levantamientos de gravamen.
• Generación de paz y salvos.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de Delineación Urbana

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto de delineación urbana, asociado a los proyectos de construcción o remodelación de los contribuyentes. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Administración de proyectos de construcción o remodelación por contribuyente.
• Administración de la información proveniente de Planeación y Curaduría Municipal.

Parametrización tributaria

• Administración de los parámetros de liquidación establecidos por la entidad, de acuerdo con el tipo de construcción.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Liquidación y facturación

• Liquidación automática del impuesto de delineación urbana, de acuerdo con los parámetros establecidos por la entidad.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Recaudo y conciliación

• Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras, vía web services.
• Administración de información histórica de recaudo.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Diversos reportes de cartera y recaudos.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de espectáculos públicos

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto de espectáculos públicos. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Administración de los contribuyentes del impuesto.
• Administración de exenciones.

Parametrización tributaria

• Administración de tarifas y parámetros de la entidad.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Fiscalización

• Generación de sanciones en los procesos de fiscalización.

Liquidación y facturación

• Liquidación automática del impuesto y del porcentaje correspondiente a la Ley del Deporte vigente en el municipio.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Recaudo y conciliación

• Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras, vía web services.
• Administración de información histórica de recaudo.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Diversos reportes para facilitar las actividades de fiscalización.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de sobretasa a la gasolina

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto a la gasolina y al ACPM. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Identificación de los sujetos pasivos: productores, importadores y distribuidores mayoristas del impuesto a la gasolina y ACPM.
• Registro y modificación de las entidades relacionadas.

Parametrización tributaria

• Parametrización de tarifas.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Declaración y liquidación

• Presentación de declaraciones a través del portal tributario.
• Integración vía web service con la empresa de firma electrónica, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar, para la firma de la declaración presentada por el contribuyente.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Recaudo y conciliación

• Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras, vía web services.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Diversos reportes para facilitar las actividades de fiscalización.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de degüello de ganado

Módulo por medio del cual se gestiona la administración del impuesto al degüello de ganado. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Identificación y depuración de contribuyentes (ganaderos y frigoríficos) para el impuesto al degüello.

Parametrización tributaria

• Parametrización de tarifas.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Declaración y liquidación

• Presentación de declaraciones a través del portal tributario.
• Integración vía web service con la empresa de firma electrónica, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar, para la firma de la declaración presentada por el contribuyente.
• Emisión de factura con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Recaudo y conciliación

• Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras, vía web services.
• Administración de recaudos históricos.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.
• Diversos reportes para facilitar las actividades de fiscalización.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de contribución especial de Obra Pública

Módulo por medio del cual se gestiona la administración de la contribución especial de obra pública a cargo de los entes descentralizados obligados a declararla. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Administración de los actos gravados.
• Administración de los entes descentralizados.

Parametrización tributaria

• Administración de tarifas.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Declaración y liquidación

• Presentación de la declaración mensual por parte de cada uno de los entes descentralizados, a través del portal web, conforme al formato y las necesidades de la entidad.
• Liquidación de descuentos.
• Liquidación de sanciones e intereses.
• Integración vía web service con la empresa de firma electrónica, dentro del ecosistema de integraciones de Siscar, para la firma de la declaración presentada por los entes descentralizados.

Recaudo

• Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras, vía web services.
• Administración de recaudos históricos.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo Multas del Código de Policía

Módulo por medio del cual se gestiona la administración de las multas derivadas del Código Nacional de Policía. Sus principales funcionalidades se describen a continuación:

Gestión de contribuyentes

• Gestión de contraventores.
• Maestro de contravenciones, con sus características para la determinación de la multa.
• Cruce de información con fuentes externas.

Parametrización tributaria

• Configuración de parámetros generales y específicos de la entidad.
• Administración de tarifas, tasa de interés, fechas de vencimiento y descuentos por pronto pago.

Liquidación y facturación

• Liquidación automática de intereses de mora.
• Liquidación automática de descuentos por pronto pago y demás beneficios que lleguen a existir.
• Emisión de documento de cobro con código de barras; los valores de los conceptos son calculados automáticamente por el sistema con base en los parámetros definidos por la entidad, sin posibilidad de modificación manual por parte de los funcionarios.
• Pago de documentos de cobro a través del portal tributario.

Recaudo y conciliación

• Gestión de los recaudos realizados electrónicamente, en oficinas, en el punto de recaudo de tesorería o por cualquier otro medio dispuesto por la entidad; todos los recaudos ingresan al sistema vía web services, en línea y en tiempo real.
• Aplicación automática de los pagos en el sistema una vez ingresa el recaudo.
• Cargue de archivos Asobancaria para la conciliación con las entidades bancarias.
• Emisión de paz y salvos.
• Generación de estado de cuenta por contribuyente.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de todos los movimientos realizados en el sistema, con fecha, hora, tipo de acción (adición, modificación, eliminación) y usuario.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Módulo de expedientes lógicos

Por medio de este módulo se podrá consultar toda la información relacionada con el contribuyente y sus tributos y será alimentado de manera automática a través de la generación del respectivo impulso procesal que adelante la Administración, de igual manera, se podrá realizar la migración de las imágenes del archivo físico de que disponga la Secretaría de Hacienda indexándolo automáticamente.

Módulos Generales

Acuerdos de Pago

Módulo por medio del cual se administra la información de los acuerdos de pago generados para cada una de las rentas de la entidad y por contribuyente, permitiendo:

• Solicitud de acuerdos de pago para todos los tributos, con validación de los requisitos de cumplimiento para cada uno.
• Generación y administración automática del acuerdo de pago por cada tributo.
• Configuración de diversos planes de amortización, períodos de pago y tasas de interés.
• Liquidación automática a través del portal tributario.
• Generación de requerimientos ordinarios de cobro.
• Recaudo electrónico y a través de las entidades financieras, vía web services.
• Generación de resoluciones que dejan sin efecto el acuerdo de pago.
• Aplicación de cláusula aceleratoria.
• Reporte de recaudos y consulta de movimientos realizados en el sistema.

Especiales

Módulo que permite la generación de caducidades, prescripciones, condonaciones, exoneraciones, devoluciones y remisibilidades de impuestos, las cuales pueden administrarse a través de bandejas personalizadas para los funcionarios que tengan la competencia de firmar cada uno de estos actos. Adicionalmente, permite la generación de información exógena para la DIAN y el cierre de procesos.

PQRS

Módulo que permite la radicación, clasificación y gestión de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) presentadas por los contribuyentes ante la entidad. Cada solicitud es asignada al funcionario o dependencia competente para su atención, con control automático de los términos legales de respuesta y trazabilidad completa del proceso hasta su cierre. El módulo permite además la generación de respuestas oficiales al ciudadano y la consulta de reportes de gestión sobre el volumen, tipo y tiempos de atención de las solicitudes recibidas.

Punto de Recudo

Módulo que permite realizar el recaudo mediante lectura de código de barras, datáfonos y diferentes medios de pago, aplicando la transacción directamente en el sistema en tiempo real. Es utilizado normalmente en las ventanillas de los bancos recaudadores, e incluye el manejo de cajas, arqueos y traslado de efectivo.

Módulo de Proceso Administrativo Tributario

Punto de Contacto

Módulo que permite el registro de todas las acciones persuasivas realizadas para contactar a los contribuyentes, a través de los siguientes canales: llamadas, visitas, comparecencias, correos electrónicos y mensajes de texto. El registro puede realizarse de manera individual o de forma masiva mediante cargue de archivo, e incluye la generación de reportes de gestión. Toda esta información queda registrada directamente en el expediente del tercero, garantizando trazabilidad completa de la gestión de cobro persuasivo adelantada sobre cada contribuyente.

Nota: el sistema permite el registro de las gestiones realizadas por correo electrónico y mensaje de texto, mas no dispone del envío nativo de estos canales; la única excepción es el correo electrónico certificado, habilitado exclusivamente para la notificación de actos dentro del proceso tributario (según la integración descrita en el ecosistema de Siscar). En caso de que la entidad requiera el envío masivo y automatizado de correos electrónicos o mensajes de texto como canal de contacto, esta funcionalidad podrá implementarse con un costo de transaccionalidad adicional, sujeto a la definición del proveedor y volumen requerido.

Fiscalización y Liquidación

Este módulo permite administrar el debido proceso adelantado a aquellos contribuyente omisos o inexactos por cada renta, con las siguientes características:

• Generación del listado de omisos e inexactos.
• Generación e impresión de requerimientos ordinarios de cobro persuasivo.
• Generación e impresión de emplazamientos previos por no declarar, emplazamiento para corregir y requerimientos especiales.
• Generación del listado de emplazamientos y requerimientos especiales.
• Cargue de notificaciones de emplazamientos, requerimientos ordinarios de cobro persuasivo y requerimientos especiales a través de web services o archivo. En caso de existir convenio con empresas de correo, la guía de notificación se indexará automáticamente en el expediente lógico del contribuyente.
• Generación de resoluciones sancionatorias.
• Generación del listado de resoluciones sancionatorias.
• Generación e impresión de liquidaciones oficiales de aforo y liquidaciones oficial de revisión.
• Generación del listado de liquidaciones oficiales de aforo y de revisión.
• Cargue de notificaciones de resoluciones sanción y liquidaciones oficiales a través de web services o archivo. En caso de existir convenio con empresas de correo, la guía de notificación se indexará automáticamente en el expediente lógico del contribuyente.
• Constancias de ejecutoria.
• Traslado a cobro coactivo de liquidaciones oficiales y de aforo notificadas y ejecutoriadas.

Proceso de Cobro Coactivo

Módulo para administrar la información del proceso de cobro coactivo, con las siguientes características:

• Autos de avocamiento (generación, consulta e impresión).
• Reparto de expedientes por medio de planillas para abogados, actas de reparto e importación de expedientes a cada planilla.
• Auto de mandamiento de pago (generación, consulta e impresión).
• Citación para notificación del mandamiento de pago (generación, consulta e impresión).
• Generación de embargos, impresión de resolución de embargo, consulta de embargos y de propietarios no embargados.
• Órdenes de ejecución (generación, consulta e impresión) y traslado de órdenes de ejecución.
• Liquidación de crédito y costas (generación, consulta e impresión) y traslado de la liquidación de crédito y costas.
• Cargue de notificaciones de citaciones, mandamiento de pago, órdenes de ejecución y liquidaciones de crédito y costas, a través de web services o archivo. En caso de existir convenio con empresas de correo certificado, la guía de notificación se indexa automáticamente en el expediente lógico del contribuyente.
• Administración de títulos de depósito judicial: fraccionamiento, aplicación, impresión de resoluciones de aplicación, devolución y generación de reportes según su estado.
• Generación automática de autos de terminación de proceso, levantamiento de medidas cautelares y notificación de desembargos.
• Reporte de autos de terminación y de autos de levantamiento de medidas cautelares.

Alertas del debido proceso

En todos los módulos del sistema se maneja la generación automática de alertas del debido proceso, visibles para cada usuario según su rol y competencia.

Responsabilidad del proceso

La responsabilidad del proceso administrativo de cobro coactivo estará en cabeza única y exclusivamente de la entidad.

Ambiente Financiero – ERP

Módulo que administra la configuración base sobre la cual opera el sistema financiero, incluyendo división política, períodos fiscales, estructura general de la entidad, documentos, entidades bancarias, monedas, medios de pago, plan de cuentas, códigos CIIU e impuestos, entre otros parámetros necesarios para la correcta operación del Ambiente Financiero.

Banco de proyectos

Módulo que permite el registro del desagregado de los proyectos, actividades y metas que comprenden el Plan de Desarrollo, facilitando el control del presupuesto de inversión. Genera reportes de ejecución por proyecto y controla la expedición de certificados de viabilidad según la disponibilidad existente en el banco de proyectos.

Presupuesto público

Módulo que facilita el intercambio de información entre Contabilidad y Tesorería, permitiendo una comunicación bidireccional con el módulo de Compras. A partir de la causación de la factura de proveedor, el sistema genera automáticamente la obligación presupuestal, mientras que el giro presupuestal se produce a partir del comprobante de egreso generado en Tesorería. Asimismo, el módulo se integra con la gestión de rentas, asegurando la actualización de la información en el momento de la causación y del recaudo.

El ciclo presupuestal inicia con la apropiación inicial del presupuesto y su desagregación en el Plan Anualizado de Caja (PAC). Posteriormente, se gestionan las solicitudes y generación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), seguidos por los registros presupuestales, devoluciones, adiciones, traslados, obligaciones, reservas, giros y cuentas por pagar. Al cierre de la vigencia, se lleva a cabo el proceso de cierre anual del presupuesto, consolidando la totalidad de las operaciones realizadas durante el período.

Consultas, trazabilidad y reportes

El módulo permite la generación de los siguientes reportes: equilibrio fiscal, lista de documentos, libros (apropiación inicial, ingresos, gastos, generales, auxiliar por rubro, reservas presupuestales y cuentas por pagar), informes de Contraloría (CUIPO y DIARI), documentos, órdenes de pago vs. obligaciones, presupuestales, egresos vs. giros, trazabilidad de documentos presupuestales, trazabilidad de documentos, e ingresos vs. gastos.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Gestión Humana

Módulo que permite mejorar los niveles de productividad, automatizando los procesos de gestión del talento humano de forma fácil, rápida y segura. Permite liquidar la nómina con un solo clic y generar automáticamente los archivos para el pago de seguridad social, el abono en cuentas bancarias, los desprendibles de pago y su respectiva afectación contable.

Central de cuentas – Contratación

Módulo que permite la gestión de las cuentas de cobro de los contratistas de la entidad, llevando un control exhaustivo de dichas cuentas a través de bandejas previamente establecidas —Supervisor, Contabilidad y Tesorería— hasta llegar a la bandeja de pago. Esto permite la administración total de las cuentas de cobro sin requerir documentos físicos, con toda la seguridad necesaria que este tipo de procesos exige.

Este módulo interactúa con los módulos de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, y cuenta, entre otras, con las siguientes funcionalidades:

• Registro de contratistas y de sus contratos y modificatorios.
• Registro de tipos de contrato y conceptos.
• Registro de supervisores.
• Gestión del perfil del contratista.
• Registro y trámite de cuentas de cobro.
• Aprobación de contratistas.
• Generación de historial de cuentas de cobro.

Contabilidad

Módulo que gestiona el manejo tributario y contable conforme a la normatividad colombiana, enviando y recibiendo información con todos los demás módulos del ERP y con la Gestión Tributaria, a partir de los hechos económicos generados en cada movimiento. En este módulo se registra tanto la parametrización particular como la totalidad de los movimientos que conforman el universo de registros, cifras, detalles y conceptos transaccionales, permitiendo la obtención de consultas y reportes contables, financieros y tributarios enmarcados en las leyes y normas vigentes.

Sus principales funcionalidades incluyen:

• Parametrización de la afectación tributaria (impuestos y retenciones).
• Administración del Plan Único de Cuentas y de los conceptos contables.
• Generación de archivos de ajustes y reclasificaciones.
• Administración de archivos de conciliación.
• Generación de comprobantes contables, incluyendo la clonación de comprobantes, causación de nómina, ingresos SSF y órdenes de pago SSF.
• Generación de libros auxiliares, mayores y fiscales.
• Generación de informes para el Boletín de Deudores Morosos del Estado.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Balance de prueba, balance general y estado de resultados.
• Libros auxiliares y mayores.
• Retenciones en la fuente y certificados de retefuente.
• Deducciones por tercero y deducciones de nómina.
• Movimientos contables y movimientos descuadrados.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Compras

Módulo que permite llevar el control de las órdenes de compra, solicitudes directas y demás necesidades de la entidad, en interacción con los módulos de Presupuesto y Contabilidad, con seguimiento al proceso de compra en cada una de sus fases hasta la entrada final del bien requerido, ya sea insumos, servicios o activos fijos. El proceso inicia con las solicitudes a almacén, entregas, salidas y requisiciones a proveedores, y continúa con la generación de cotizaciones, órdenes de compra y la causación de la factura de proveedor.

Sus principales funcionalidades incluyen:

• Generación y administración de órdenes de compra.
• Registro de la factura de proveedor.
• Generación y envío del documento soporte a la DIAN, con control del estado de cada documento electrónico: pendientes, aprobados y rechazados.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Consulta de documentos.
• Impresión masiva de órdenes de pago.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Tesorería

Módulo mediante el cual se lleva el control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, con el fin de mantener información controlada de bancos, incluyendo la conciliación bancaria. Permite gestionar cobros e ingresos de dinero, así como administrar y generar pagos y demás egresos, con control real de las cuentas en bancos y cajas.

Las cuentas por pagar deben contar con el correspondiente Registro Presupuestal (RP) y las demás aprobaciones necesarias para su pago. El documento de egreso genera automáticamente el giro presupuestal, siempre que la causación u orden de pago se haya realizado tomando como base un registro presupuestal.

Sus principales funcionalidades incluyen:

• Gestión del Plan Anualizado de Caja Tesoral.
• Visualización de cuentas por cobrar, para el debido manejo de las cuentas por pagar.
• Registro de títulos judiciales y administración de embargos.
• Importación de archivos Asobancaria y generación de archivos bancarios.
• Parametrización de canales de recaudo.

Consultas, trazabilidad y reportes

• Libro de bancos y saldo de bancos.
• Consulta de documentos.
• Deducciones sobre órdenes de pago, discriminadas en causaciones y en egresos.
• Diversos reportes y consultas de recaudo.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Inventarios y activos fijos

Inventarios

Módulo que permite llevar el control de los insumos y productos adquiridos por la entidad, ya sea para consumo o almacenamiento, e incluye el manejo de kárdex de productos para comercialización.

Activos Fijos

Módulo que, bajo la normatividad vigente en Colombia, envía información al módulo de Contabilidad sobre los costos de los productos y todo lo relacionado con el manejo formal de los activos fijos, incluyendo las depreciaciones de los recursos físicos que conforman los activos de la entidad. Permite la visualización del histórico de cada elemento, con el detalle de sus movimientos a través del tiempo.

Durante la etapa de levantamiento de requerimientos se revisarán los reportes disponibles en el sistema, así como la necesidad de implementar nuevos reportes de acuerdo con los requerimientos específicos de la entidad.

Chatbot de Atención al Contribuyente

Plataforma y alcance

Se habilitará un chatbot en la plataforma WhatsApp, por ser la aplicación de mensajería de mayor acceso y uso entre los contribuyentes. El chatbot se desarrolla con un diálogo estándar, personalizable según los requerimientos del cliente y basado en inteligencia artificial.

El servicio estará disponible para todas las rentas habilitadas en Siscar.

Componentes funcionales del chatbot (por renta)

• Consulta de hechos generadores por documento de identidad.
• Consulta de documento de cobro por total de deuda cargada en cartera.
• Envío de enlace de pago a través de la pasarela Datapagos.
• Envío automático de paz y salvo.
• Consulta de preguntas frecuentes.
• Consulta de título ejecutivo (factura), con envío de PDF.
• Envío de instructivos y videos tutoriales de pago.
• Consulta de pagos realizados.
• Generación de estado de cuenta en formato PDF.

Integración con Siscar

El chatbot se integra directamente con la plataforma Siscar para la validación de datos, garantizando la seguridad de la información y permitiendo el envío de estados de cuenta en tiempo real mediante comunicación directa con la base de datos.

Envío de contenido multimedia

El chatbot envía de forma automatizada archivos multimedia —imágenes, documentos adjuntos, videos tutoriales, documentos de cobro, estados de cuenta, paz y salvo, y demás documentos que la entidad considere pertinentes.

Acceso y configuración del canal

• Disponibilidad horaria: la activación del chat se ajusta a los horarios de atención del cliente, configurable por parámetro desde un usuario de Siscar.
• Acceso web: se dispondrá de un enlace y botón de WhatsApp en el portal web de recaudo, vinculado al número empresarial que determine el cliente. La gestión de la línea telefónica y la cuenta de WhatsApp Empresarial estará a cargo del cliente.
• Redirección inteligente: si el enlace se abre desde un navegador web, redirige a WhatsApp Web; si se abre desde un teléfono móvil, redirige a la aplicación de WhatsApp.
• Mensaje inicial: se enviará siempre el mensaje predeterminado definido por el cliente al iniciar la conversación.

Escalamiento a atención humana

Por parámetro, la entidad podrá habilitar la opción para que los contribuyentes se comuniquen con un asesor humano designado por la entidad, quien atenderá las solicitudes que no estén contempladas dentro del alcance funcional del chatbot.

Protección de datos

Para hacer uso del chatbot, cada contribuyente deberá aceptar la política de tratamiento de datos, la cual será elaborada por parte de la entidad.

Soporte y mantenimiento

El valor del soporte mensual incluye la atención, a través de la mesa de ayuda, de las solicitudes relacionadas con el desarrollo del chatbot, la actualización de las líneas de conversación y la inclusión de nuevas rentas dentro del servicio de chatbot.

Plataforma Business intelligence

Adicional a los reportes del sistema, la plataforma cuenta con una sección de Business Intelligence, a la cual se puede acceder incluso desde dispositivos móviles, permitiendo la consulta en tiempo real del recaudo y de los movimientos registrados en el sistema. Las gráficas del dashboard se parametrizan de acuerdo con las necesidades específicas de la entidad (recaudo, cartera, entre otras).

A continuación, se presentan imágenes de ejemplo del Dashboard Gerencial.

Es importante anotar que las características anteriores serán ajustadas o personalizadas de acuerdo con los requerimientos técnicos particulares de la entidad, con el fin de asegurar una implementación exitosa.

Módulo de administración

Módulo transversal del sistema, aplicable tanto al Ambiente Tributario como al Ambiente Financiero, por medio del cual se permite la administración de usuarios, la visualización de la auditoría del sistema, la gestión de firmas competentes, la generación de notificaciones automáticas, la gestión de procesos en ejecución y la administración del portal web.

Beneficios y Valor Diferencial

Como resultado de la implementación del Sistema de Información Siscar, el Municipio de La Tebaida logrará mejores resultados en los siguientes frentes:

Impacto fiscal y financiero

1. Incremento en los niveles de recaudo de ingresos corrientes y no corrientes.
2. Mejora o mantenimiento de la clasificación de la entidad según lo establecido en la Ley 617 de 2000, la cual categoriza a las entidades territoriales de acuerdo con sus ingresos corrientes de libre destinación, con impacto directo sobre los límites de gasto de funcionamiento.
3. Mayor disponibilidad de recursos para libre inversión, salud y educación.
4. Afectación en línea de la estructura contable y presupuestal.
5. Mayor recuperación y sinceramiento de la cartera, incluyendo aquella de difícil recaudo.

Gestión del riesgo legal y de control
6. Disminución del riesgo de prescripción por pérdida de competencia y de posibles detrimentos patrimoniales.
7. Disminución del riesgo de investigaciones por parte de entes de control, al garantizar la observancia del debido proceso.
8. Sistematización de los procesos con base en lo estipulado en la legislación colombiana vigente.

Eficiencia operativa y experiencia del contribuyente
9. Optimización de los procesos y procedimientos adelantados en contra de los deudores.
10. Implantación de una cultura de pago oportuno por parte de los ciudadanos.
11. Disminución de trámites y eliminación de intermediarios.
12. Diversificación de los canales de recaudo a disposición de los ciudadanos: pagos electrónicos, corresponsales no bancarios (aplican restricciones) y red de oficinas de los bancos recaudadores.
13. Incorporación de buenas prácticas para la reducción del consumo de papel, de acuerdo con las Directivas Presidenciales N.° 04 de 2012 y N.° 06 de 2014.

Soporte y cumplimiento normativo
14. Asistencia jurídica y tributaria de forma continua.
15. Conciliación en línea de los recaudos.
16. Adopción de la estrategia de Gobierno Digital, conforme a lo establecido en el Decreto 1008 de 2018, que actualizó y reemplazó los lineamientos de la anterior estrategia de Gobierno en Línea.

Alcance y Metodología de Implementación

La presente propuesta comprende la implementación integral del Sistema de Información Siscar para la administración de los tributos y de la información financiera en el Municipio de La Tebaida, e incluye las siguientes actividades:

Presentación del proyecto

Reunión de arranque (kick-off) entre DataSoft y la entidad, en la que se socializan el alcance, la metodología, el cronograma y los roles de cada equipo. Se formaliza el inicio oficial del proyecto y los canales de comunicación entre las partes.

Levantamiento de requerimientos

Durante esta etapa se desarrollan las siguientes actividades:

• Presentación de cada uno de los módulos del Sistema de Información Siscar y su funcionamiento a los funcionarios designados por la entidad.

• Contraste del funcionamiento estándar de Siscar contra la normatividad tributaria vigente de la entidad, incluyendo su Estatuto Tributario y demás normas aplicables que puedan afectar los procesos a implementar.

• Identificación y definición de los ajustes o personalizaciones requeridas para adaptar el sistema a la realidad normativa y operativa de la entidad, en todo caso, enmarcadas bajo la normatividad y legalidad.

• Formalización de los acuerdos alcanzados mediante documentos firmados por ambas partes, que sirven como línea base para las etapas de personalización y parametrización.

Administración y migración de información

Durante esta etapa se desarrollan las siguientes actividades:

• Entrega del Plan de Gestión de la Información, en el cual se definen los artefactos y documentos que la entidad debe suministrar a DataSoft Ingeniería, así como las estructuras específicas en las que debe diligenciarse la información a migrar (contribuyentes, cuentas corrientes, cartera histórica y demás datos requeridos).
• Definición de la fecha máxima de entrega de la información por parte de la entidad, conforme al cronograma acordado del proyecto.
• Acompañamiento a la entidad en el diligenciamiento de la información dentro de las estructuras definidas, entendiendo que este es un requisito indispensable para garantizar la calidad de la migración y la correcta funcionalidad del sistema en producción.

Implementación del Datacenter

Siscar opera sobre infraestructura en la nube de Oracle Cloud Infrastructure (OCI), con datacenters primarios ubicados en Phoenix, Arizona y Bogotá, Colombia; la selección de la ubicación se realiza en función de la latencia óptima para el cliente.

Copias de seguridad (backups)

• Backups diarios totales, enviados a repositorios con retención de 5 años.
• Backups diarios de discos, con retención anual.

Cifrado de la información

Los discos de los servidores se encuentran cifrados por defecto. La información en tránsito viaja cifrada bajo los protocolos HTTPS y RSA, directamente a través del aplicativo.

Redundancia y alta disponibilidad

Los componentes de la infraestructura están alojados en múltiples zonas de disponibilidad (áreas de fallo independientes), con máquinas alternas dispuestas para la continuidad de las operaciones y servicios de réplica de la información.

Continuidad del negocio

El plan de continuidad está enfocado en la protección de la información, garantizando su integridad, disponibilidad y confidencialidad aún frente a eventuales caídas del servicio. El uso de infraestructura en la nube de este nivel permite mantener estándares y opciones de operación robustos; adicionalmente, se realizan actividades de control, protección y respaldo (backup) en las operaciones en premisa, que garantizan el desarrollo de las operaciones en contingencia.

Cumplimiento normativo

DataSoft aplica los lineamientos de la norma ISO 27001, estándar que también es cumplido por Oracle Cloud Infrastructure. El acceso a la información se mantiene controlado mediante la ejecución de permisos y controles de acceso múltiples, en cumplimiento de la normatividad de protección de datos personales.

Certificaciones de Oracle Cloud Infrastructure

Los datacenters de Oracle Cloud Infrastructure cuentan, entre otras, con las siguientes certificaciones:

• ISO/IEC 27001, 27017 y 27018 — gestión de la seguridad de la información, seguridad en la nube y protección de datos personales.
• SOC 1, SOC 2 y SOC 3 — informes de control de auditoría sobre seguridad, disponibilidad y confidencialidad.
• PCI DSS — estándar de seguridad de datos para la industria de tarjetas de pago.
• HIPAA — ley de portabilidad y responsabilidad de seguros de salud de EE. UU., para datos médicos.
• FedRAMP y FIPS — marcos de seguridad para el gobierno federal de los Estados Unidos.
• GDPR — cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.

En cuanto a estándares de infraestructura, los centros de datos se alinean con los niveles Tier 3 / Tier 4 conforme a los estándares ANSI/TIA-942-A del Uptime Institute y la Asociación de la Industria de Telecomunicaciones, con redundancia N+2 en la operación de los equipos esenciales de infraestructura.

Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)

El Acuerdo de Nivel de Servicio de disponibilidad se define de acuerdo con la criticidad del incidente: atención de incidentes críticos en 4 horas y hasta 72 horas para incidentes de menor criticidad.

Características y dimensionamiento

Las características de la infraestructura se adaptan a las necesidades particulares de cada cliente, de acuerdo con la cantidad de usuarios, las fechas de alta demanda y los procesos clave de la entidad. Con base en estos factores, se otorgan las capacidades acordes a los requerimientos identificados, las cuales pueden reorganizarse en el tiempo para garantizar el desempeño adecuado del aplicativo en sus funciones.

Nota sobre cambio de proveedor de nube

DataSoft Ingeniería podrá, cuando lo considere pertinente, realizar cambios de datacenter hacia otros proveedores de nube, con el fin de garantizar siempre el mayor beneficio para el cliente en términos de desempeño, costos y disponibilidad. Dichos cambios serán comunicados a la entidad con la debida anticipación.

Nota sobre copia de respaldo en servidores del cliente

En los casos en que se requiera, se programará la descarga de un backup de la base de datos hacia los servidores de la entidad, con el fin de que esta conserve una copia adicional de su información.

Personalización del Sistema

Durante esta etapa se desarrollan las siguientes actividades:

• Ajuste en Siscar de los requerimientos y personalizaciones identificados y acordados durante la etapa de levantamiento de requerimientos.
• Personalización de los formatos de documentos de cobro, facturas y reportes con la corporativa de la entidad (logotipo, colores institucionales y demás elementos de imagen).

Alcance de la personalización

Siscar es un producto consolidado en el mercado, cuyos módulos se encuentran desarrollados y probados en función del cumplimiento de la normatividad vigente. En este sentido, los ajustes realizados durante esta etapa corresponden únicamente a personalizaciones de forma —formatos, documentos, reportes e imagen corporativa—, y no a modificaciones de fondo sobre la funcionalidad normativa del sistema, la cual ya se encuentra validada y en operación.

Las personalizaciones realizadas se limitan, por tanto, a la adaptación de formatos, documentos y reportes con la identidad corporativa del cliente, y a los ajustes funcionales acordados en el levantamiento de requerimientos, sin incluir modificaciones sobre la marca, identidad visual o naming del sistema Siscar como producto de DataSoft Ingeniería. En todo caso, dichos ajustes deberán realizarse en estricto cumplimiento de la legalidad y la normatividad vigente aplicable al cliente.

Parametrización del sistema

Durante esta etapa se desarrolla la carga de todos los parámetros necesarios para la puesta en funcionamiento de Siscar, entre ellos:

• Tarifas y bases gravables de cada uno de los tributos de la entidad.
• Calendario tributario.
• Parámetros particulares de funcionamiento propios de la administración.
• En general, todos los demás parámetros requeridos para la correcta operación del sistema.

Esta configuración se realiza con base en la información y los acuerdos definidos durante las etapas de levantamiento de requerimientos y personalización del sistema.

Implementación de paralelos

Durante esta etapa se valida el funcionamiento de Siscar previo a su puesta en producción, mediante las siguientes actividades:

• Revisión del funcionamiento de Siscar en materia de liquidación y cálculos tributarios, verificando su correspondencia con la normatividad vigente.
• Validación por parte de la entidad de que los resultados obtenidos son acordes a la norma, garantizando la conformidad de cada uno de los módulos implementados.
• Ejecución de pruebas mediante muestreos representativos y procesos masivos, con el fin de verificar la consistencia y exactitud de los cálculos en distintos escenarios y volúmenes de información.

Esta validación conjunta entre DataSoft y la entidad constituye un requisito previo para avanzar a la etapa de salida a producción, garantizando la confiabilidad del sistema antes de su operación definitiva.

Implementación de conexiones web service

Siscar cuenta con un ecosistema de integraciones que garantiza el flujo de información tanto a nivel interno como con actores externos del proceso tributario y financiero territorial.

Interfaz interna
Siscar está compuesto por dos ambientes — el ambiente tributario y el ambiente financiero — conectados entre sí mediante una interfaz interna que garantiza la afectación automática de la información contable y presupuestal a partir de la gestión tributaria, sin necesidad de doble digitación ni procesos manuales de conciliación entre ambos módulos.

1. Web service de recaudo: Recaudo de impuestos a través de oficinas y corresponsables bancarias para las entidades financieras que el Municipio considere necesarias.
2. Web service Gestor Catastral: Conexión web service con el gestor del Municipio para la recepción de información de R1 y demás actualizaciones catastrales en línea. (Depende de la disponibilidad del gestor catastral del Municipio).
3. Web service Confecámaras: Conexión web para la recepción de todos los movimientos sobre comercios del Municipio, inscripciones, cancelaciones y mutaciones.
4. Web service empresas de energía: Conexión en línea para la recepción de información requerida para la liquidación del impuesto de alumbrado público (consumos), entrega de información de liquidación y recepción de información de recaudos.
5. Web service correo electrónico certificado: Conexión en línea con entidades certificadoras encargadas de enviar y notificar documentos con la validez jurídica, entregando como prueba de notificación el testigo de recepción y/o apertura del correo electrónico. Este servicio es opcional y genera costo por transaccionalidad.
6. Web service oficina de tránsito: Conexión en línea para la recepción de todos los trámites de la oficina de tránsito, matriculas, traspasos, cancelaciones, en general, todos los trámites que afectan la liquidación del impuesto de rodamiento.
7. Web service SIGEC: Conexión con SIGEC para el reporte de información relacionada a las estampillas de la entidad. }
8. Web service entidades externas: El sistema dispone de un servicio web para el registro de hechos contables que surjan en otros sistemas de la entidad, como recaudo en oficinas de tránsito.
9. Web service pasarela de pagos: Conexión de línea para la recepción de recaudos realizados mediante PSE o tarjetas de crédito.
10. Web service firma electrónica: Conexión en línea para la generación de firmas electrónicas sobre las declaraciones que presenten los contribuyentes.
11. Chatbot: Se habilitará un chatbot en la plataforma WhatsApp, por ser la aplicación de mensajería de mayor acceso y uso entre los contribuyentes. El chatbot se desarrolla con un diálogo estándar, personalizable según los requerimientos del cliente y basado en inteligencia artificial. El servicio estará disponible para todas las rentas habilitadas en Siscar.
    • Componentes funcionales del chatbot:
      • Consulta de hechos generadores por documento de identidad.
      • Consulta de documento de cobro por total de deuda cargada en cartera.
      • Envío de enlace de pago a través de la pasarela Datapagos.
      • Envío automático de paz y salvo.
      • Consulta de preguntas frecuentes.
      • Consulta de título ejecutivo (factura), con envío de PDF.
      • Envío de instructivos y videos tutoriales de pago.
      • Consulta de pagos realizados.
      • Generación de estado de cuenta en formato PDF.
    • Integración con Siscar: El chatbot se integra directamente con la plataforma Siscar para la validación de datos, garantizando la seguridad de la información y permitiendo el envío de estados de cuenta en tiempo real mediante comunicación directa con la base de datos.
    • Envío de contenido multimedia: El chatbot envía de forma automatizada archivos multimedia —imágenes, documentos adjuntos, videos tutoriales, documentos de cobro, estados de cuenta, paz y salvo, y demás documentos que la entidad considere pertinentes.
    • Acceso web: se dispondrá de un enlace y botón de WhatsApp en el portal web de recaudo, vinculado al número empresarial que determine el cliente. La gestión de la línea telefónica y la cuenta de WhatsApp Empresarial estará a cargo del cliente.
    • Redirección inteligente: si el enlace se abre desde un navegador web, redirige a WhatsApp Web; si se abre desde un teléfono móvil, redirige a la aplicación de WhatsApp.
    • Mensaje inicial: se enviará siempre el mensaje predeterminado definido por el cliente al iniciar la conversación.
    • Escalamiento a atención humana: Por parámetro, la entidad podrá habilitar la opción para que los contribuyentes se comuniquen con un asesor humano designado por el municipio, quien atenderá las solicitudes que no estén contempladas dentro del alcance funcional del chatbot.
    • Protección de datos: Para hacer uso del chatbot, cada contribuyente deberá aceptar la política de tratamiento de datos, la cual será elaborada por la entidad territorial.

Implementación de canales de recaudo

Teniendo en cuenta que la presente propuesta tiene, dentro de sus principales objetivos, el incremento en los niveles de recaudo de los tributos, se propone optimizar la forma en que los recaudos ingresan a la plataforma tecnológica por medio de las siguientes estrategias:

1. Recaudo vía web services

Este proceso es altamente efectivo, dado que el recaudo realizado a través de las entidades financieras con las cuales se tenga convenio llega hasta la plataforma de rentas por medio de un web service conectado entre dichas entidades y la base de datos del sistema de impuestos. Para ello se establecerán los protocolos de seguridad necesarios, tales como la implementación de VPN entre las entidades de recaudo y la entidad territorial. Esta opción también aplica para los recaudos realizados en corresponsales bancarios.

2. Botón de pagos PSE y franquicias (Visa, Diners, Mastercard y American Express)

A través de Datapagos, la pasarela de pagos propia de DataSoft —certificada por ACH Colombia para transacciones PSE y respaldada bajo el estándar PCI DSS v4.0.1—, el botón de recaudo en línea le permite a la entidad acercarse al contribuyente, ofreciéndole más alternativas de pago. La transacción debita los recursos en línea desde la entidad financiera del contribuyente y los deposita en el banco recaudador que defina la institución.

Para las transacciones con tarjeta correspondientes a ventas no presentes, Datapagos cuenta con validación 3D Secure (3DS) y motor antifraude, lo que garantiza un procesamiento seguro de los pagos y protege tanto a la entidad como al contribuyente frente a operaciones fraudulentas.

Con esta opción, el contribuyente realiza el pago sin desplazarse, con disponibilidad los 365 días del año, las 24 horas del día, reduciendo el manejo de efectivo y agilizando la gestión de cobro.

El recaudo electrónico está disponible tanto desde el portal tributario como desde dispositivos móviles (tablets y celulares), incluyendo la generación de los formatos de declaración o facturación, cuyo código de barras puede leerse directamente en las oficinas de los bancos recaudadores.

3. Recaudo en sitio (recaudo por taquilla)

Disposición del módulo de punto de recaudo, conectado vía web services con las entidades financieras y el sistema de información, para la aplicación en línea y en tiempo real de los recaudos efectuados por este medio.

Condición comercial de la integración bancaria

Durante la fase de implementación del proyecto y por un (1) año adicional contado a partir de la salida a producción, el proceso de integración vía web services con las entidades bancarias que la entidad territorial requiera se realizará sin costo adicional, encontrándose incluido dentro del valor del proyecto.

Transcurrido dicho período, cada nueva integración de web service con una entidad bancaria tendrá un costo asociado, el cual deberá ser asumido por la entidad financiera correspondiente.

Capacitación

El plan de capacitación comprende el tiempo determinado para formar a los funcionarios de la entidad en el funcionamiento y administración de la plataforma, así como en la parametrización de cada uno de sus módulos. Las jornadas de capacitación serán concertadas y planeadas de común acuerdo entre las partes.

Metodología

• La capacitación se imparte por cada módulo del sistema, garantizando que el contenido corresponda específicamente a la funcionalidad y operación de cada componente de Siscar.
• Deberán asistir todas las personas implicadas en el uso y administración del módulo correspondiente, de acuerdo con los roles definidos por la entidad.
• Las sesiones de capacitación serán grabadas, quedando disponibles para consulta posterior por parte de los funcionarios del municipio.

Condiciones para capacitaciones en sitio físico

Cuando las capacitaciones se realicen de manera presencial, la entidad deberá disponer de los auditorios y la logística necesaria para su realización, incluyendo conexión a internet y videobeam.

Reinducción posterior a la salida a producción

Una vez completada la salida a producción, se llevará a cabo una etapa de reinducción, orientada a reforzar el conocimiento adquirido durante la implementación y resolver dudas surgidas durante las primeras semanas de operación real del sistema.

Capacitación ante cambios de personal

En los casos en que se presenten cambios de cargo o rotación de personal dentro de la entidad, la capacitación interna a los nuevos funcionarios será responsabilidad de la entidad, quien podrá apoyarse en el material grabado de las sesiones y en la documentación entregada durante el proyecto para este fin.

Capacitación a contribuyentes

La capacitación a los contribuyentes en el uso del portal web para trámites declarativos es responsabilidad de la entidad, quien deberá liderar y ejecutar todo el proceso correspondiente. DataSoft apoyará este proceso únicamente en el marco del lanzamiento inicial del portal, interviniendo exclusivamente en los aspectos relacionados con el funcionamiento técnico del sistema, sin que ello implique una responsabilidad continua o permanente de acompañamiento a los contribuyentes.

Salida a producción

La salida a producción se realiza de forma escalonada, en tres momentos secuenciales, permitiendo una estabilización progresiva del sistema antes de la puesta en marcha total.

1 Salida a producción — Atención al contribuyente y Ambiente Financiero

• Módulos de impuestos.
• Liquidaciones oficiales y declaraciones para atención al contribuyente.
• Estados de cuenta y paz y salvo.
• Consulta de recaudos.
• Generación y pago de acuerdos de pago.
• Habilitación del portal web para el contribuyente.
• Canales de recaudo.
• Módulo de administración.
• Ambiente Financiero

Integraciones vía web service asociadas a esta fase: Bancos, Pasarela de pagos, Correo certificado, Firma electrónica e interfaz interna entre el ambiente tributario y el ambiente financiero.

2 Salida a producción — Módulos especiales

• Módulo de secretaría.
• Módulo de especiales: prescripciones, devoluciones, condonaciones, exoneraciones, remisibilidades y extinción de la deuda por orden judicial.
• Módulo de contabilidad.
• Capacitación asociada a los módulos especiales, previa a su puesta en marcha.

Integraciones vía web service asociadas a esta fase: Gestor catastral, Confecámaras, Empresas de energía, Oficinas de Tránsito, SIGEC y Entidades externas (movimientos contables).

3 Salida a producción — Proceso administrativo tributario

• Módulo de punto de contacto.
• Módulo de fiscalización.
• Módulo de liquidación.
• Módulo de cobro coactivo.
• Capacitación asociada al proceso administrativo tributario, previa a su puesta en marcha.

Integración asociada a esta fase: Chatbot.

Implementación de mesa de ayuda

Para la adecuada gestión del proceso, se dispondrá de un servicio de mesa de ayuda mediante una plataforma tecnológica 100% web, a través de la cual los funcionarios de la entidad podrán radicar y hacer seguimiento a sus solicitudes, incidentes y consultas relacionadas con la operación del sistema.

Horario de atención: de 7:30 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., en días hábiles.

Equipo de Trabajo

El proyecto será ejecutado por un equipo interdisciplinario de DataSoft Ingeniería, conformado por los siguientes roles:

Director del Proyecto — responsable de la planeación, seguimiento y cumplimiento del cronograma general del proyecto, de la comunicación oficial entre DataSoft y la entidad, de la capacitación a los funcionarios del municipio y de la entrega formal de las funcionalidades implementadas en cada etapa.

Consultor Funcional Tributario — lidera el levantamiento de requerimientos, la parametrización tributaria y la validación de la normatividad vigente aplicable al cliente.

Consultor Funcional Financiero — a cargo de la parametrización del sistema financiero (presupuesto, contabilidad, tesorería) y la interfaz interna entre el ambiente tributario y el ambiente financiero.

Analistas de Proyecto (2) — apoyan la ejecución operativa de las distintas fases del proyecto, dando seguimiento al detalle de las actividades y entregables.

Líder del equipo de Configuración — responsable de la personalización y parametrización del sistema conforme a los requerimientos identificados.

Líder del equipo de Base de Datos — a cargo de la administración, migración y depuración de la información del cliente.

Líder del equipo de Desarrollo (Integraciones) — responsable de la implementación de las conexiones vía web service con los actores del ecosistema (bancos, catastro, Confecámaras, chatbot, entre otros).

Líder de Infraestructura — responsable de la disposición y configuración del datacenter y la infraestructura tecnológica del proyecto.

Líder del equipo de Soporte — responsable de la operación de la mesa de ayuda durante la etapa de acompañamiento post-implementación.

Director de Calidad — encargado de las pruebas de calidad del sistema, incluyendo la validación de los procesos en la etapa de implementación de paralelos.

Equipo de Trabajo — Contraparte de la Entidad

Por parte de la entidad, deberá designarse un Líder del Proyecto, quien actuará como canal oficial de comunicación entre DataSoft y la entidad para la gestión de reuniones, la definición de requerimientos y la participación en las entregas del proyecto, entre otras actividades.

Propuesta económica

El valor de la propuesta corresponde a la modalidad de Software como Servicio (SaaS), bajo la cual DataSoft entrega la plataforma, su infraestructura, mantenimiento y soporte de forma integral con licencia de uso temporal.

El servicio se factura de forma mensual, desde el inicio del proyecto, por un valor fijo de $28.000.000 incluido IVA.

Este valor incluye la totalidad de los servicios y funcionalidades de Siscar descritas en la presente propuesta, con excepción de los siguientes servicios, que se facturan por transacción:

• Firma electrónica — $2.200 incluido IVA por transacción.
• Correo electrónico certificado — $1.500 incluido IVA por transacción.
• Pasarela de pagos (Datapagos) — $400 incluido IVA por transacción.
• Envío de documento soporte a la DIAN — costo pendiente a estimar por transaccionalidad de la entidad.

Condiciones Comerciales

Vigencia de la propuesta

La presente propuesta tiene una vigencia de sesenta (60) días contados a partir de su fecha de presentación.

Integración con entidades bancarias

Durante la fase de implementación del proyecto y por un (1) año adicional contado a partir de la salida a producción, el proceso de integración vía web services con las entidades bancarias que la entidad territorial requiera se realizará sin costo adicional, encontrándose incluido dentro del valor del servicio. Transcurrido dicho período, cada nueva integración de web service con una entidad bancaria tendrá un costo asociado, el cual deberá ser asumido por la entidad financiera correspondiente.

Personalización y marca

Las personalizaciones realizadas sobre Siscar se limitan a la adaptación de formatos, documentos, reportes e imagen corporativa del cliente, y a los ajustes funcionales acordados en el levantamiento de requerimientos. En ningún caso incluyen modificaciones sobre la marca, identidad visual o naming del sistema Siscar como producto de DataSoft Ingeniería.

Comunicación por correo electrónico y mensajes de texto

El sistema permite el registro de las gestiones realizadas por correo electrónico y mensaje de texto, mas no dispone del envío nativo de estos canales; la única excepción es el correo electrónico certificado, habilitado exclusivamente para la notificación de actos dentro del proceso tributario. En caso de que la entidad requiera el envío masivo y automatizado de correos electrónicos o mensajes de texto como canal de contacto, esta funcionalidad podrá implementarse con un costo de transaccionalidad adicional.

Atención al contribuyente vía chatbot

En ningún caso DataSoft realizará contacto directo con los contribuyentes, ni prestará asesorías particulares sobre el uso del sistema, ni brindará servicio de soporte a estos. La atención, orientación y soporte a los contribuyentes es responsabilidad exclusiva de la entidad.

Capacitación

Cuando las capacitaciones se realicen de manera presencial, la entidad deberá disponer de los auditorios y la logística necesaria para su realización, incluyendo conexión a internet y videobeam. La capacitación a los contribuyentes en el uso del portal web para trámites declarativos es responsabilidad de la entidad; DataSoft apoyará este proceso únicamente en el marco del lanzamiento inicial del portal, interviniendo exclusivamente en los aspectos relacionados con el funcionamiento técnico del sistema. En los casos en que se presenten cambios de cargo o rotación de personal dentro de la entidad, la capacitación interna a los nuevos funcionarios será responsabilidad de la entidad.

Responsabilidad del proceso de cobro coactivo

La responsabilidad del proceso administrativo de cobro coactivo estará en cabeza única y exclusivamente de la entidad.

Infraestructura y datacenter

DataSoft Ingeniería podrá, cuando lo considere pertinente, realizar cambios de datacenter hacia otros proveedores de nube, con el fin de garantizar siempre el mayor beneficio para el cliente en términos de desempeño, costos y disponibilidad. Dichos cambios serán comunicados a la entidad con la debida anticipación. En los casos en que se requiera, se programará la descarga de un backup de la base de datos hacia los servidores de la entidad, con el fin de que esta conserve una copia adicional de su información.

Exclusiones

Dentro de la presente propuesta no se incluyen los siguientes elementos:

• Insumos para impresión y papelería.
• Muebles y enseres.
• Consulta de información de contribuyentes en centrales de riesgo.
• Digitalización de archivo físico.
• Conexión a internet en las instalaciones del cliente.

Nota: los servicios de firma electrónica, correo electrónico certificado y pasarela de pagos (Datapagos) no están incluidos dentro del valor fijo mensual del servicio, y se facturan por transacción según lo indicado en el Modelo de Precios.

Cierre

DataSoft Ingeniería agradece la oportunidad de presentar esta propuesta y reitera su compromiso de acompañar a la entidad en la modernización de su gestión tributaria y financiera a través de Siscar.

Para resolver dudas, ampliar cualquier punto de la propuesta o coordinar los siguientes pasos, puede contactar a:

Daniela Álvarez Bermúdez
Gerente General
daniela.alvarez@datasoft.com.co
319 733 3943

Quedamos atentos a sus comentarios y a la oportunidad de iniciar este proyecto juntos.